Jak poradzić sobie z Home Office?

Dzisiejszy artykuł, choć może dość niestandardowo, warto rozpocząć od zapytania: „Jak na chwilę obecną wygląda szeroko pojęta sytuacja w Polsce?”. Decyzją pracodawców, w trosce o bezpieczeństwo pracowników oraz klientów, od ponad dwóch tygodni większość biur świeci pustkami. Co też jest wynikiem owych odgórnych decyzji, lwia część zatrudnionych pracuje zdalnie, w ramach „osławionego” już ostatnimi czasy Home Office…. Świat nie może przecież stanąć w miejscu, wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę. Wracając do sedna, nie ma chyba innego niż „HO” rozwiązania, które zapewniałoby stałe i nieprzerwane świadczenie usług najwyższej jakości. I mimo iż praca zdalna jest już dość powszechna (uściślając, nie stanowi „wyjątku od reguły” czy „benefitu na papierze”), to istnieją jeszcze przedsiębiorstwa, które wykonują swoje obowiązki wyłącznie w fizycznej siedzibie firmy. Stąd też początkowe problemy z organizacją, wdrożeniem oraz ogólny chaos i strach przed zmianą. Pracodawcom oraz przede wszystkim pracownikom w głowach pojawiają się setki pytań… „Jak powinna wyglądać praca zdalna w praktyce?”, „Jak zabrać się do wykonywania kolejnych zadań we własnym domu, który do tej pory kojarzył nam się tylko i wyłącznie z odpoczynkiem?”, „Co do takiej „wirtualnej” pracy będzie nam, prócz szalonej motywacji oczywiście, potrzebne?”. Postanowiliśmy stanąć na wysokości zadania, podzielić się kilkoma poradami. Pokrótce opiszemy z jakich narzędzi korzystać, jak wdrażać i jak działać. Home Office nie będzie już wielkim problemem, a stanie się może (i już maksymalnie) kolejnym wyzwaniem.

Zacznijmy od podstaw – sprzęt

Od czego rozpocząć przygotowania do przejścia na Home Ofiice? Co powinno być pierwszym, choć też milowym jak się okazuje na późniejszych etapach wdrażania zmian, krokiem? Przygotowanie lub też – w razie jego braku – kupno odpowiedniego sprzętu. Chlebodawca ma obowiązek zapewnić swojemu pracownikowi podstawową „wyprawkę”, czyli narzędzia niezbędne do wykonywania codziennej pracy. Jak pokazuje praktyka, pracodawcy najczęściej udostępniają etatowcom laptopy, monitory oraz urządzenia peryferyjne (w tym również kamerki oraz mikrofony). Nierzadko wypożyczają również telefony, urządzenia drukujące… A czasem nawet biurowe niszczarki. Wszystko zależy tak naprawdę od charakteru pracy konkretnej osoby. Na marginesie, jeśli jesteś pracodawcą i dopiero rozpoczynasz swoją „przygodę” z przygotowaniami do pracy zdalnej, zapraszamy do zapoznania się z poprzednimi artykułami z cyklu “ranking Geotechnology”: laptopy, moniory. Mogą okazać się one małą wskazówką podczas wyboru odpowiednich narzędzi.

Jak pracować z dokumentami?

Wiele firm, chyba przez wzgląd na wyłącznie stacjonarny charakter pracy, korzysta jedynie z
„pudełkowych” rozwiązań. Dobrym przykładem wydaje się być w tym miejscu sam Microsoft Office, który znany jest, niezależnie czy jesteśmy pracodawcą czy pracownikiem, każdemu z nas. Przeznaczonym do pracy zdalnej, online, w chmurze jest jego młodszy brat – „naciągany” nieco odpowiednik – Office 365. Dlaczego naciągany? Subskrypcyjna „365” to coś więcej niż sam Word, Excel czy PowerPoint. Po pierwsze, plan Business Essentials stanowić może swego rodzaju nakładkę na wspomniane pakiety biurowe, wzbogacając je o kolejne aplikacje, np. Sharepoint (przechowywanie, udostępnianie oraz praca z dokumentami) Outlook (poczta biznesowa), czy Teams (firmowy komunikator). Po drugie, w ramach usługi każdy użytkownik otrzymuje do dyspozycji wirtualny dysk OneDrive. Na nim to właśnie można przechowywać ważne dla nas dokumenty oraz pliki, do których ­– co ważne z punktu widzenia pracy zdalnej – możemy mieć dostęp na każdym urządzeniu, z każdego miejsca na Ziemi. Ograniczeniem jest tylko i wyłącznie dostęp do Internetu. Office 365 wydaje się więc swoistym  ratunkiem w obliczu Home Office i pracy w „wirtualnym biurze”.

Postaw na wideokonferencje

We wstępie do niniejszego artykułu zabrakło chyba najważniejszego pytania: „Co jest filarem pracy zdalnej?”. Odpowiedź jest jedna: bardzo intuicyjna i prosta co do zasady – dobra komunikacja. Pracując w ramach Home Office nie mamy możliwości zapukania do drzwi, swobodnego wejścia do gabinetu czy podejścia do biurka konkretnej osoby. Ciężej więc o dobry, płynny przepływ informacji.  Co wychodzi naprzeciw wymaganiom użytkowników działających na zasadach HO? Oczywiście komunikatory. Przykładem takiego rozwiązania jest wspomniany w poprzednim akapicie, chyba też najbardziej znany, najbardziej rozpowszechniony, Microsoft Teams. Zapewnia on wymianę wiadomości oraz plików, komunikację audio, jak również rozmowy wideo. Można w tym miejscu zapytać – dlaczego nie wystarczy sam dźwięk? Dlaczego ważny jest dopasowany do niego obraz, widok drugiej osoby? Dzięki wideokonferencjom łatwiej rozpoznać emocje i intencje persony siedzącej „naprzeciw”, trudniej też więc o wszelkie niedomówienia oraz nieporozumienia. To czysta oszczędność czasu, a także nerwów. Warto nadmienić, że większość sprzętów do pracy zdalnej, posiada wbudowane kamerki oraz mikrofony, co jest małym ułatwieniem na starcie. Jeśli natomiast pracownik zdecyduje się pracować na komputerze stacjonarnym, warto będzie go doposażyć we wcześniej wspomniane peryferia.

Na zakończenie kilka porad

Jak większość osób zainteresowanych tematem, czyli czytających ten właśnie artykuł, ostatnie dwa tygodnie spędziliśmy w naszych „wirtualnych biurach”. Z racji, iż „w sprzyjających okolicznościach” większość czasu przebywamy w siedzibie firmy, dla nas również z góry narzucony Home Office stał się małym wyzwaniem… Może nawet nie tyle co organizacyjnym – hard i software przecież posiadamy, co raczej „mentalnym”. Musieliśmy wypracować sobie (i w sobie) nowy system pracy. Tak, by mimo przeciwności w postaci SARS-Cov-2, ­nadal pracować efektywnie – jak zwykle na najwyższych obrotach. Podzielimy się więc kilkoma spostrzeżeniami. Co okazało się być ważnym? Przede wszystkim wydzielenie jednego, wygodnego oraz uporządkowanego miejsca pracy. Zrezygnowaliśmy z domowych rozpraszaczy w postaci telewizorów, książek i gazet, zastępując je zasilaczami notebooków, notesami oraz po prostu szklanką wody. Zaoszczędziło nam to mnóstwa czasu, zawsze i wszytsko mieliśmy pod ręką, na miejscu. Cóż jeszcze pomogło nam w organizacji „pracy z domu”? Z całą pewnością dokładne rozplanowanie kolejnych działań (w tym też robienie pogrupowanych według priorytetów list „to do”, ze wskazanym czasem wykonania zadań). Dzięki takiemu systemowi każdy z nas wykonywał, wykonuje też nadal, zleconą pracę terminowo, profesjonalnie – i co w obecnych czasach niezwykle ważne – bezstresowo. Zagwarantowaliśmy sobie również czas „dla siebie”, a raczej czas „dla zespołu”. Taki swoisty odpowiednik porannej kawy,  popołudniowego lunchu. Postawiliśmy na telefony, maile… I wideokonferencje! Prócz załatwiana spraw biznesowych – co jasne, wymieniamy się również historiami „z życia”, „z dnia codziennego”.

Pewnym jest, iż zaistniała sytuacja (tak, ponownie mowa tu o zagrożeniu koronawirusem), okazała się być dla ogółu społeczeństwa niezwykle negatywnie zaskakującą, a także dość problematyczną. Jest to swoisty sprawdzian dla mniejszych oraz większych firm, przedsiębiorstw, a także kolejnych instytucji – zwłaszcza, jeśli działania pracowników w owych miejscach opierały się jedynie, lub w większości, na pracy stacjonarnej. Myślmy jednak pozytywnie… Z drugiej strony, panująca na całym globie epidemia wpłynąć może pozytywnie na rozwój technologii (bo nie zapominajmy – większość katastrof, summa summarum, prowadziła do małych usprawnień, a czasem nawet olbrzymiej skali rewolucji). Schodząc tymczasem na ziemię, pewnym jest w tym momencie, że zawirowania powiązane z SARS-CoV-2 całkowicie zmienią postrzeganie działań w ramach „Home Office”… Sądzimy, że staną się one „milej widziane”, może nawet preferowane. Co może być tego następstwem? Być może będzie to wyłącznie reorganizacja, być może całkowite przekształcenie modeli biznesowych. Uważamy jednak, że praca zdalna już na zawsze zagości w strukturach organizacyjnych firm. To zmiana na lepsze!

Potrzebujesz wsparcia? Może dodatkowych informacji? Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Wspólnie dobierzemy sprzęt spełniający Twoje oczekiwania.