Digitalizacja dokumentów

Elektroniczny obieg faktur dla firm i przedsiębiorstw

Elementy składające się na cały proces obsługi faktur są zazwyczaj angażujące dla kilku osób w firmie. Wymiana informacji między nimi wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędów na którymś etapie obsługi faktury. Organizacje chcąc zapewnić skuteczność tego procesu mogą wykorzystać szeroki wachlarz rozwiązań informatycznych eliminujących błędy ludzkie. Jego budowa musi być dostosowana do oczekiwań organizacji i Klienta.

Wykorzystując potencjał platformy Microsoft 365 organizacje bez obawy mogą zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur.

Co zyskuje organizacja w wersji MINI?

• Rejestr dostarczonych do firmy faktur zawierający: numer faktury, najważniejsze daty z faktury, kwotę brutto, dane Dostawców (NIP, Nazwa, Adres, Rodzaj działalności, Osoby kontaktowe po stronie klienta, Osoby lub działy odpowiedzialne za obsługę wewnątrz organizacji) – czyli wszystko co zawiera nagłówek faktury.
• Rejestr osób aktualnie obsługujących fakturę, wraz z historią obsługi.

Tylko dzięki temu faktura może być odnaleziona na każdym etapie drogi, którą przechodzi w organizacji - w dalszym ciągu w wersji papierowej. To rozwiązanie, z którego korzystają firmy niechętne do pełnego przejścia na digitalizację dokumentów firmowych. Nie ma również ryzyka powstania dodatkowych kosztów.

Co zyskuje organizacja w wersji KLASYCZNEJ?

• Digitalizację wszystkich faktur przychodzących oraz opisywanie każdego pliku faktury metadanymi.
• Odwzorowanie ścieżek akceptacji lub odwzorowanie logiki budowania dynamicznych ścieżek w zależności od kwot, kategorii, MPK lub innych metadanych. Stworzenie formularzy zawierających metadane i pozwalających decydentom na wykonywanie akcji (akceptacji, komentowania, odsyłania do korekty, przesyłania do opiniowania etc.).
• Odwzorowanie ścieżek i przypisanie do nich ról osób biorących udział w procesie umożliwia z kolei uruchomienie mechanizmów zastępstw, powiadomień, przypomnień i eskalacji w przypadku przekroczenia granicznych czasów na obsługę faktury. Od tego momentu faktury przestają się gubić i zawieruszać.
• Integrację danych zapisanych w metadanych z systemem finansowo – księgowym Zamawiającego – w opcji.
• Inteligentne rozpoznawanie tekstu wewnątrz faktur i przypisywanie ich do odpowiednich pól formularzy np. NIP z pdf zapisze się automatycznie w polu numer NIP – w opcji.

Już niebawem systemy OCR czy smart OCR trafią do lamusa, a pozycje faktur będą zapisywane bez konieczności ich opisywania. Jeśli na fakturze pojawi się numer zamówienia, istnieje możliwość integracji systemów z Kontrahentami na niedostępnym wcześniej poziomie. Wymiana danych z zagranicznymi Kontrahentami jest od dawna możliwa z wykorzystaniem EDIFACT, którego obsługa na platformie Microsoft 365 właśnie stała się prostsza.

Jeśli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej organizacji Skontaktuj się z Nami. Deweloperzy zaproponują rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.