Sharepoint

Spółka z sektora publicznego prowadzi sprawną i regularną komunikację zbiorową na terenie miasta stołecznego Warszawy. Utrzymanie i eksploatacja środków przewozowych oraz organizacja pracy dla dużego grona pracowników obsługi wymaga zapewnienia dostępu do aktualnych informacji co w nowoczesnym przedsiębiorstwie oznacza wdrożenie systemu pracy grupowej.

Po przeprowadzeniu wewnętrznej analizy w Spółce niezbędne okazało się zapewnienie pracownikom systemu do szybkiej, nowoczesnej komunikacji oraz archiwizowanie kluczowych danych. Uprzednio posiadała ona statyczne rozwiązanie intranetowe uniemożliwiające pracownikom wymianę informacji. To rozwiązanie miało być zastąpione nowoczesną platformą, która będzie stopniowo rozwijana i wzbogacana o funkcjonalności wymagane przez biznes Spółki.

Zdefiniowanie celu

Po sformułowaniu potrzeb i analizie rynku postawiono na platformę Microsoft Sharepoint i wyłoniono partnera do realizacji projektu. Jako główny cel przyjęto zwiększenie efektywności wymiany informacji wewnątrz firmy w oparciu o rozwiązania pracy grupowej. Pracownicy mieli otrzymać dostęp do użytecznego i skutecznego systemu, wspólnego dla całej Spółki ale uwzględniającego specyfikę jednostek organizacyjnych w których pracują. Poprawie miała ulec dystrybucja uprawnień do zasobów, sprawność publikowania nowych treści oraz funkcjonalność związana z gromadzeniem i analizowaniem danych. W krótkiej perspektywie założono także uruchomienie przepływów informacji związanych z opiniowaniem dokumentów i obsługą wewnętrznych wniosków.

Zespół projektowy i budowa specyfikacji

Po zatwierdzeniu specyfikacji funkcjonalnej rozwiązania ustalono wygląd kluczowych ekranów Intranetu oraz opracowano architekturę informacji Intranetu. Dla planowanych przepływów pracy (workflow) stworzono schematy przepływów informacji oraz listy pól dla formularzy. Na planowane witryny, biblioteki i listy nałożono matrycę uprawnień użytkowników z poszczególnych jednostek organizacyjnych Spółki.

Zespół projektowy wykonawcy składał się z inżynierów Microsoft odpowiedzialnych za instalację i konfigurację farmy Sharepoint, programistów odpowiedzialnych za stworzenie i uruchomienie funkcji wykraczających poza możliwości Sharepoint out-of-the-box oraz testerów rozwiązania. Ich liderzy byli odpowiedzialni za akceptację każdego etapu prac.

System wdrażano etapami. Po każdym etapie przeprowadzano badania z użytkownikami poszczególnych obszarów tematycznych i na podstawie wyników wdrażano poprawki. Po uruchomieniu systemu przeprowadzono badania użyteczności całego systemu oraz serię warsztatów wprowadzających liderów grup użytkowników w nową technologię. Podejście „train the trainer” w połączeniu z dostarczeniem multimedialnych podręczników dla użytkownika zapewniło przekazanie wymaganej wiedzy przy optymalnych kosztach.

Listy, witryny, biblioteki, workflow

Najważniejsze funkcjonalności uruchomionego Intranetu to uporządkowane dokumenty zarządzeń  obowiązujących zarządzeń wewnętrznych, wspólna książka adresowa wzbogacona o zdjęcia pracowników, witryny organizacyjne spółek z delegowanymi uprawnieniami do ich edycji, aktualności Spółki oraz zestaw webpartów zbierających informacje z innych systemów. Uruchomiono mechanizmy workflow ułatwiających składanie i akceptację wewnętrznych wniosków pracowników.

Dla administratorów rozwiązania utworzono rozwiązani raportujące oraz narzędzia do synchronizacji z zewnętrznymi systemami.

Ułatwienia dla użytkowników

Zasilenie Intranetu zdjęciami pracowników podniosło jego atrakcyjność wizualną, ale wymagało uzyskania zgody pracowników na publikację ich wizerunku. Mechanizm akceptacji „Zasad funkcjonowania Intranetu” został opracowany w sposób umożliwiający administratorom śledzenie decyzji użytkowników oraz dający użytkownikom możliwość wprowadzania zmian w ich danych i zdjęciach.

W celu podniesienia szybkości wymiany mniej istotnych informacji zaplanowano i uruchomiono komunikator Spark. Rozwiązanie zostało zintegrowane z usługami katalogowymi dzięki czemu użytkownicy nie są zobligowani do zapamiętywania kolejnych loginów i haseł. Dodatkowym rezultatem wdrożenia platformy Sharepoint i komunikator Spark jest znaczne zmniejszenie obciążenia systemu poczty elektronicznej przy zachowaniu kontroli wersji dla kluczowych dokumentów i informacji.

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2017 Geotechnology Sp.z o.o. Sp.k - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl