Wideokonferencje jako fundament pracy zdalnej

Początek drugiej dekady XXI wieku na długo pozostanie nam wszystkim w pamięci. Z całą pewnością przejdzie także do historii – obecnie panującą sytuację epidemiologiczną wspominać będziemy wnukom i prawnukom. Przyszło nam żyć bowiem – jak mówi stare, chińskie przysłowie – w dość „ciekawych czasach”. Nie ma co jednak skupiać się na samym koronawirusie oraz jego negatywnych następstwach. Tego wszyscy w obecnych chwilach mamy chyba aż nadto. Warto, choć raz i choć na chwilę, pomyśleć pozytywnie… Skupić się na dobrych aspektach pandemii. Można zapytać: „Czy takie istnieją?”. Owszem. Nie bez kozery mówi się, że kryzys niesie za sobą szanse. I te właśnie szanse warto wykorzystać! Do brzegu jednak. Miliony ludzi z dnia na dzień rozpoczęły pracę w ramach home office… I ta właśnie sytuacja może okazać się to krokiem milowym dla szeroko rozumianej branży technologicznej. Dlaczego? Swój renesans przeżywają obecnie narzędzia do pracy zdalnej. W tym również wykorzystywane na co dzień już przez niemalże każdego pracownika (choć może nie tak często jak w chwili obecnej), skracające dystans, wideokonferencje. Nic też dziwnego… One to właśnie najlepiej oddają klimat tradycyjnego spotkania „twarzą w twarz”. Na tę chwilę, opierając się na własnych doświadczeniach, jesteśmy nawet w stanie stwierdzić, iż wideorozmowy stanowią swoisty fundament pracy z „domowego biura”. Czym są wspomniane już wideokonferencje? Jakie są ich zalety? Z jakich urządzeń warto korzystać podczas ich prowadzenia? Te kwestie –  a także kilka innych –  poruszymy w poniższym artykule.

Wideokonferencje… Czyli właściwie?

Chyba każdy z nas, nawet nie mając jeszcze styczności z wideorozmowami, podejrzewa z czym mogą się one wiązać – zwłaszcza, iż sama nazwa już nam to sugeruje. Wideokonferencje to bowiem nic innego jak przesyłanie oraz odbieranie sygnałów audio, wideo (w tym głosu oraz obrazów ruchomych), a także różnej maści danych pomiędzy dwoma konkretnymi użytkownikami, bądź też grupą użytkowników. To swego rodzaju spotkanie, dość specyficzne – to trzeba przyznać, bo przeniesione do wirtualnego świata, wirtualnej rzeczywistości.

Jak się połączyć? „Must have” rozmówcy

Z urządzeniami do prowadzenia wideokonferencji jest trochę jak z męskim garniturem zakładanym na niesłychanie ważne spotkania. Po prostu warto w nie raz a porządnie zainwestować, by móc w późniejszym czasie korzystać do woli. Pytanie brzmi w tym miejscu: „W co trzeba się doposażyć?”, „W najpierw włożyć pieniądze?”. Nasza odpowiedź brzmi: „Mikrofon oraz kamera”. Choć, jak już też wspominaliśmy w poprzednim artykule, większość urządzeń przeznaczonych do pracy zdalnej ma wbudowany powyższy zestaw, to warto – tak czy owak – dokupić pojedyncze, „wolnostojące” urządzenia. Zwłaszcza już, jeśli nasze konferencje to nie jest wyłącznie wymiana zdań pomiędzy dwoma „siedzącymi naprzeciw” osobami. Audio oraz video pełnią podczas wideokonferencji rolę kluczową. Potrzebujemy więc mikrofonu naprawdę dobrze zbierającego dźwięk oraz kamery przynajmniej poprawnej rozdzielczości. Kolejnym rozwiązaniem, choć może mniej budżetowym, mogą okazać się gotowe zestawy konferencyjne. Co najczęściej wchodzi w ich skład? W zależności od kompletu mogą być to łączone ze sobą na rozliczne sposoby kamerki, telefony do wideokonferencji, moduły do przesyłu danych, kodeki wideokonferencyjne, czy wideoterminale. Wśród takiej ilości produktów każdy z pewnością znajdzie coś dla siebie. Coś, co w pełni zaspokoi potrzeby.

O zaletach wideokonferencji

Jak wspominaliśmy na początku dzisiejszego wpisu, systemy wideokonferencyjne umożliwiają błyskawiczną wręcz komunikację wielu ludzi – pracowników, partnerów biznesowych, klientów –  którzy znajdują się w różnych miejscach w kraju czy na świecie. Wideokonferencje skracają dystans, to z pewnością stanowi największą z ich zalet. Warto w tym miejscu wspomnieć też o kilku innych, niemniej ważnych, oczywiście, właściwościach, które przekładają się na mocne strony „videocalli”. Korzystanie z wideokonferencji to przede wszystkim czysta oszczędność czasu oraz pieniędzy. Przeprowadzając taką rozmowę nie musimy zmieniać swojego położenia, przemieszczać się w przestrzeni. Tym samym w łatwy sposób, jako firma bądź instytucja, możemy ograniczyć koszty własne – transportu, diety, bookowania hoteli –  do absolutnego, niezbędnego minimum. Co więcej, praca w ramach wideokonferencji okazać się może bardzo efektywna, niemalże tak samo wydajna i produktywna, jak działania „ramię w ramię”. Po pierwsze, wszyscy uczestnicy konferencji online widzą oraz słyszą się wzajemnie, dzięki czemu mogą przedstawiać swoje pomysły i opinie w czasie rzeczywistym (to też już kolejny raz oszczędność czasu). Co też istotne, każda z tych osób może podpierać się kolejnymi dokumentami, arkuszami, prezentacjami –  przekazywać je na bieżąco. Pomaga to uniknąć chaosu oraz wszelkich niedomówień. Jeśli już o niedopowiedzeniach mowa, to warto zaznaczyć, jak wielką rolę odgrywa możliwość obserwowania osoby siedzącej „naprzeciw” – a już zwłaszcza jej mowy ciała. Dzięki opcji wideo intencje współrozmówcy stają się jasne, a sam przekaz klarowny. By dopełnić listę zalet, należy też wspomnieć o elastyczności rozwiązania. Wideokonferencję prowadzić możemy z każdego miejsca na świecie – o ile nie ogranicza nas zasięg Internetu oraz o każdej porze. W sposób idealny możemy więc dopasować się do preferencji współtowarzysza (lub współtowarzyszy) rozmów.

Podsumowując niniejszy artykuł możemy wysnuć wniosek, iż wideokonferencje, które już w obecnej chwili w wykorzystywane są większości firm podczas codziennej pracy, stały się (lub staną w najbliższym czasie) swoistym remedium na problemy przedsiębiorstw. Już zwłaszcza tych, które do tej pory z wideorozmów nie korzystały. Sądzimy, że w obecnej sytuacji to właśnie rozwiązania wideokonferencyjne przeżyją swoisty renesans… Zyskają kolejnych użytkowników i – co pewne – gorących zwolenników. Przystępna cena, prostota wdrożenia, gros funkcjonalności… Tu wszystko przemawia za ich wdrożeniem do struktur organizacyjnych firm, włączeniem do systemu pracy.

Potrzebujesz wsparcia? Może dodatkowych informacji? Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Wspólnie dobierzemy sprzęt spełniający Twoje oczekiwania.