Faktury KSeF – implementacja w obiegach dokumentów

System KSeF

Dane płynące z KSeF uproszczą środowiska obiegu dokumentów finansowych, dla dokumentów krajowych będzie można odstawić do lamusa systemy smart OCR, krajową komunikację EDI, systemy wyodrębniania danych z poczty elektronicznej, parsowanie i analizowanie innych nieuporządkowanych źródeł danych.

KSeF – od kiedy?

Zarówno nasi klienci jak i inni integratorzy zastanawiają się od kiedy KSeF będzie wymaganym sposobem na wymianę faktur. Dostosowując systemy klientów widzimy wprowadzane w KSeF zmiany, więc ustawa opisująca działanie KSeF nie jest tu problemem. Po prostu system nie jest jeszcze gotowy, a więc wykorzystanie KSeF nie może być póki co obowiązkowe. Termin jest przesuwany – musimy cierpliwie czekać. Na szczęście dostosowywanie konektora do wprowadzanych zmian jest łatwe, więc te wprowadzane zmiany nie są trudne jeśli korzysta się z naszych rozwiązań.

KSeF – jak działa?

Oczywiście jeśli nasze systemy finansowo-księgowe są już spięte z kontrahentami i bezpośrednio ze sobą „gadają” to nie będziemy tego psuć. Nie mniej to wyjątek i znacznie częściej faktury są przesyłane w formie dokumentów pdf lub w formie papierowej – i to zniknie. 😊

Wraz z KSeF do większych i mniejszych firm trafi więc jeden z systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Te dokumenty mogą zasilić wewnętrzny system akceptacji faktur, bo to, że faktura trafi do nas z KSeF nie oznacza, że jest święta i że należy ją opłacić. Ciągle trzeba będzie sprawdzić czy rzeczywiście kontrahentowi należą się pieniądze, których się od nas domaga.

Dotychczas papierowe faktury fruwały więc po różnych działach firmy zbierając na rewersach pieczątki i podpisy – teraz Ci którzy jeszcze tego nie zrobili, mają okazję, aby do danych pochodzących z KSeF dorobić kilka kroczków i zafundować sobie elektroniczny obieg faktur w przedsiębiorstwie.

Niektórzy są w uprzywilejowanej pozycji. Posiadacze Microsoft 365 mogą pobierać dane z KSeF prosto do przepływów zdefiniowanych w PowerApps. Całe rozwiązanie będzie działać w chmurze i może być dostarczone i uruchomione zdalnie w ich infrastrukturze chmurowej.

KSeF – integracja.

Geotechnology dostarcza rozwiązanie integracji z KSeF, które może być uruchomione w chmurze klienta (Azure) i będzie zasilać przepływy finansowo-księgowe np. proces akceptacji faktur.

Nasza aplikacja posiadając przygotowaną mapę wyodrębni z wystawianych przez KSeF plików xml dane, umożliwiając ich zapisanie w odpowiednich kolumnach bazy danych. Geotechnology zadba o to, aby ewentualne zmiany po stronie KSeF zostały wprowadzone w mapie dzięki czemu dane będą nieprzerwanie zasilać procesy klienta.

Flagowy produkt Microsoft klasy ERP, czyli Dynamics 365, wykorzystuje te same mechanizmy do przetwarzania danych. Nie wszyscy jednak muszą od razu kupować system ERP. Twoje mniejsze wymagania mogą być jednak zaadresowane przy użyciu tych samych, wydajnych, bezpiecznych i sprawdzonych mechanizmów.

Nie czekaj, obieg dokumentów finansowych jest teraz na wyciągnięcie ręki.

Aplikacja KSeF – Geotechnology.

W wydaniu Geotechnology aplikacja KSeF to rozwiązanie low-code każda efaktura KSeF zapisana w xml zostaje zmapowana tak, aby obsługujący system użytkownik widział „normalną fakturę”. Zautomatyzowany przepływ danych to jedno, ale przyjazny wygląd i możliwość podglądu faktury wyglądającej jak papierowej powoduje, że użytkownik czuje się pewnie i zapomina, że to faktura KSeF, a nie dostarczony do niego standardowy dokument jak dotychczas. Rewolucyjne zmiany bierzemy na siebie, użytkownik widzi ewolucję którą serwujemy mu na jego warunkach.