Elektroniczne systemy pracy grupowej pozwalają na częściową lub całkowitą automatyzację procesów wewnątrz firmy, czyli eliminację pracy manualnej i związanych z tym pomyłek, opóźnień, bezproduktywnego powtarzania tych samych czynności. Wciąż szeroko wykorzystywany papierowy obieg dokumentów stwarza ryzyko gubienia dokumentów, niedotrzymywania terminów, pomyłek przy wypełnianiu dokumentów, większy nakład pracy przy analizowaniu złożonych wniosków. W systemach papierowych lub opartych o pocztę elektroniczną i Excela może się zdarzyć, że dokumenty trafią w ręce osób niepowołanych.