Digitalizacja dokumentów

Elektroniczny obieg faktur dla firm i przedsiębiorstw

Elementy składające się na cały proces obsługi faktur są zazwyczaj angażujące dla kilku osób w firmie. Wymiana informacji między nimi wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędów na którymś etapie obsługi faktury. Organizacje chcąc zapewnić skuteczność tego procesu mogą wykorzystać szeroki wachlarz rozwiązań informatycznych eliminujących błędy ludzkie. Jego budowa musi być dostosowana do oczekiwań i organizacji i Klienta.

Wykorzystując potencjał platformy Microsoft 365 organizacje bez obawy mogą zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur.

Co zyskuje organizacja w wersji MINI

  • Rejestr dostarczonych do firmy faktur zawierający: numer faktury, najważniejsze daty z faktury, kwotę brutto, dane Dostawców (NIP, Nazwa, Adres, Rodzaj działalności, Osoby kontaktowe po stronie klienta, Osoby lub działy odpowiedzialne za obsługę wewnątrz organizacji) – czyli wszystko co zawiera nagłówek faktury.
  • Rejestr osób aktualnie obsługujących fakturę, wraz z historią obsługi.

Tylko dzięki temu faktura może być odnaleziona na każdym etapie drogi, którą przechodzi w organizacji - w dalszym ciągu w wersji papierowej. To rozwiązanie, z którego korzystają firmy niechętne do pełnego przejścia na digitalizację dokumentów firmowych. Nie ma również ryzyka powstania dodatkowych kosztów.

Co zyskuje organizacja w wersji KLASYCZNEJ?

  • Digitalizację wszystkich faktur przychodzących oraz opisywanie każdego pliku faktury metadanymi.
  • Odwzorowanie ścieżek akceptacji lub odwzorowanie logiki budowania dynamicznych ścieżek w zależności od kwot, kategorii, MPK lub innych metadanych. Stworzenie formularzy zawierających metadane i pozwalających decydentom na wykonywanie akcji (akceptacji, komentowania, odsyłania do korekty, przesyłania do opiniowania etc.).
  • Odwzorowanie ścieżek i przypisanie do nich ról osób biorących udział w procesie umożliwia z kolei uruchomienie mechanizmów zastępstw, powiadomień, przypomnień i eskalacji w przypadku przekroczenia granicznych czasów na obsługę faktury. Od tego momentu faktury przestają się gubić i zawieruszać.
  • Integrację danych zapisanych w metadanych z systemem finansowo – księgowym Zamawiającego – w opcji.
  • Inteligentne rozpoznawanie tekstu wewnątrz faktur i przypisywanie ich do odpowiednich pól formularzy np. NIP z pdf zapisze się automatycznie w polu numer NIP – w opcji.

Już niebawem systemy OCR czy smart OCR trafią do lamusa, a pozycje faktur będą zapisywane bez konieczności ich opisywania. Jeśli na fakturze pojawi się numer zamówienia, istnieje możliwość integracji systemów z Kontrahentami na niedostępnym wcześniej poziomie. Wymiana danych z zagranicznymi Kontrahentami jest od dawna możliwa z wykorzystaniem EDIFACT, którego obsługa na platformie Microsoft 365 właśnie stała się prostsza.

Jeśli chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej organizacji Skontaktuj się z Nami. Deweloperzy zaproponują rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.

Zadaj nam pytanie

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

tel. 22 395 88 30
email: biuro@geotechnology.pl

 

 

Po otrzymaniu wypełnionego formularza skontaktujemy się z Tobą, odpowiemy na wszystkie Twoje pytania, a następnie przedstawimy ofertę. Jeżeli posiadasz gotową specyfikację projektu, możesz ją również dołączyć do formularza.

Co nas wyróżnia

Terminowość realizacji

Działamy sprawnie i realizujemy zlecenia we wcześniej ustalonych terminach.

Indywidualne podejście do Klienta

Do każdego naszego Partnera podchodzimy w sposób indywidualny, dokładnie badając jego potrzeby.

Gwarancja jakości

Gwarantujemy, podpartą wieloletnim doświadczeniem, najwyższą jakość wykonywanych usług.

Innowacyjność

Zawsze dbamy o wybór jak najlepszych rozwiązań dla naszych Klientów.

Copyright © 2022 Geotechnology IT Group Sp. z o.o. - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl