Workflow vs Pandemia

Workflow, czyli szeroko rozumiany obieg informacji w firmie, który pandemia stopniowo wymuszała na organizacjach uległ znacznej zmianie. Mimo, iż początkowo nie nadawano temu statusu – priorytet, poprzez masowe wynoszenie sprzętu umożliwiającego wykonywanie obowiązków w formie pracy zdalnej okazało się, że jest inaczej. Stało się to celem tych, którzy nie myśleli o tym wcześniej. Jak w piramidzie Maslowa pracodawcy musieli zaspokoić podstawowe potrzeby, a następnie myśleć o dalszym rozwoju, wspinając się na wyższy poziom dojrzałości obiegu informacji.

5 kroków w stronę zaspokojenia podstawowych potrzeb pracowników

obieg informacji

  1. Organizacja stanowiska pracy – nie wszyscy w organizacjach pracowali na co dzień korzystając z laptopa. Pojawił się przymus przeniesienia podstawowych sprzętów jak komputer stacjonarny czy monitor z biura do domu.
  2. Komunikacja z innymi – oprócz standardowej komunikacji opartej na wymianie wiadomości e-mail z uwagi na wydłużającą się sytuację pandemiczną wdrożono komunikatory audio-video. To właśnie one, a konkretnie Microsoft Teams zwróciły uwagę kadr na usługi internetowe oparte na chmurze.
  3. Cyfryzacja podstawowych procesów w firmie.
  4. Dostosowanie systemów operacyjnych do nowych warunków pracy.
  5. Budowa lub rozbudowa dedykowanych aplikacji mobilnych.

Firmy, które wcześniej wykorzystywały usługi w chmurze miały łatwiejsze zadanie. Mogły zacząć od trzeciego kroku i od razu zastanowić się, czy i jak muszą dostosować się do długotrwałej nieobecności pracowników i klientów w biurach.

Automatyzacja procesów w organizacji

Tu rozpoczęła się rola Geotechnology, czyli możliwość zaoferowania klientom gotowych systemów obiegu informacji oraz budowanie nietypowych obiegów na ich potrzeby. Pierwszym krokiem dla wielu firm było przeszkolenie pracowników z obsługi systemów pracy grupowej, czyli tego co już mieli pod ręką: wersjonowania i współdzielenia dokumentów w repozytoriach, współdzielenia kalendarzy, przydzielania i kontroli zadań oraz zbierania uporządkowanych danych na listach i analizowania ich.

Po szkoleniach pracownicy w naturalny sposób poczuli potrzebę automatyzacji niektórych czynności, powiadomień, przypomnień, a to już pierwszy krok w stronę prawdziwego workflow. Część obiegów jest powtarzalna i może być wykorzystana w wielu organizacjach. Są nimi np. obieg wniosków urlopowych (poszerzony o wnioski Home Office), rozliczanie godzin pracy, składanie i opiniowanie wniosków zakupowych, tworzenie i akceptacja umów. Inne są dedykowane dla organizacji i rzadko powtarzają się u innych klientów. To systemy wspomagające składanie zamówień, nadzór i raportowanie produkcji czy wyliczanie cen produktów w oparciu specyficzną logikę.

Cyfryzacja procesów w organizacji

workflowPrzedłużająca się pandemia zmusiła organizacje do cyfryzacji procesów, które dotychczas były przeprowadzane w zaciszu biur np. zatrudnianie i onboarding pracowników. Wszystkie etapy od momentu pozyskania pracownika, zapoznania się i podpisania umowy, wydania skierowań czy zaświadczeń, aż po przeszkolenie i nadanie uprawnień do systemów. Hybrydowy model pracy spowodował lawinowe zainteresowanie organizacji systemami wspomagającymi współdzielenie przestrzeni biurowej (rezerwacja biurek typu HotDesk, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych). HotDesk może być dodatkowo konfigurowany w sposób umożliwiający zachowanie dystansu i informowanie o konieczności dezynfekcji – jest więc typowym przykładem aplikacji ewoluującej w czasie pandemii.

Ostatnim poziomem w piramidzie jest tworzenie dedykowanych aplikacji mobilnych dla pracowników. Korzystając z chmury obliczeniowej i swoich smartfonów pracownicy mogą rejestrować czas pracy w konkretnej siedzibie firmy lub podczas HO, rozliczać delegacje i raportować ich skuteczność, a także generować dokumenty na bazie szablonów i danych biznesowych i podpisywać je.

Pandemia znacznie przyspieszyła wdrażanie systemu workflow w organizacjach i nie tylko. Przełożyło się to również na model nauki zdalnej wśród dzieci i młodzieży, które zamiast uczyć się rysować w Paintcie musiały z dnia na dzień zacząć używać komunikatorów, tak jak organizacje przejść na elektroniczny obieg informacji i raczej z tego nie zrezygnują.

Marcin Lesiak, Service Development Manager
w Geotechnology

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2022 Geotechnology IT Group Sp. z o.o. - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl