Workflow vs Pandemia

Co to jest workflow? Workflow to szeroko rozumiany obieg informacji w firmie, który pandemia stopniowo wymuszała na organizacjach uległ znacznej zmianie. Mimo, iż początkowo nie nadawano temu statusu – priorytet, poprzez masowe wynoszenie sprzętu umożliwiającego wykonywanie obowiązków w formie pracy zdalnej okazało się, że jest inaczej. Przepływ pracy i jego doskonalenie stało się celem tych, którzy nie myśleli o tym wcześniej. Jak w piramidzie Maslowa pracodawcy musieli zaspokoić podstawowe potrzeby, a następnie myśleć o dalszym rozwoju, wspinając się na wyższy poziom dojrzałości poprzez optymalizację obiegu dokumentów w firmie, a także przekazywania informacji między pracownikami.

5 kroków w stronę zaspokojenia podstawowych potrzeb pracowników

1. Organizacja stanowiska pracy – nie wszyscy w organizacjach pracowali na co dzień korzystając z laptopa. Pojawił się przymus przeniesienia podstawowych sprzętów jak komputer stacjonarny czy monitor z biura do domu.
2. Komunikacja z innymi – oprócz standardowej komunikacji opartej na wymianie wiadomości e-mail z uwagi na wydłużającą się sytuację pandemiczną wdrożono komunikatory audio-video. To właśnie one, a konkretnie Microsoft Teams zwróciły uwagę kadr na usługi internetowe oparte na chmurze.
3. Cyfryzacja podstawowych procesów w firmie.
4. Dostosowanie systemów operacyjnych do nowych warunków pracy.
5. Budowa lub rozbudowa dedykowanych aplikacji mobilnych.

Firmy, które wcześniej wykorzystywały usługi w chmurze miały łatwiejsze zadanie. Procesy workflow mogły rozpocząć od trzeciego kroku i od razu zastanowić się, czy i jak muszą dostosować się do długotrwałej nieobecności pracowników i klientów w biurach.

Automatyzacja procesów w organizacji

Tu rozpoczęła się rola Geotechnology, czyli możliwość zaoferowania klientom gotowego systemu obiegu dokumentów oraz budowanie nietypowych obiegów na ich potrzeby. Mechanizm worklfow rozpoczął się dla wielu firm fundamentalnym krokiem, czyli przeszkoleniem pracowników z obsługi systemów pracy grupowej: wersjonowania i współdzielenia dokumentów w repozytoriach, współdzielenia kalendarzy, przydzielania i kontroli zadań oraz zbierania uporządkowanych danych na listach i analizowania ich.

Obieg dokumentów w firmie po przeprowadzonych szkoleniach w naturalny sposób stał się kluczowym elementem do usprawnienia. Pracownicy poczuli potrzebę automatyzacji niektórych czynności, powiadomień, przypomnień, tak więc proces workflow w firmie na dobre się rozpoczął. Organizacja obiegu dokumentów w wielu przypadkach jest powtarzalna i z powodzeniem może być wykorzystana w wielu jednostkach. Są nimi np. obieg wniosków urlopowych (poszerzony o wnioski Home Office), rozliczanie godzin pracy, składanie i opiniowanie wniosków zakupowych, tworzenie i akceptacja umów. Zdarza się także często sytuacja, gdy proces obiegu dokumentów jest dedykowany dla organizacji i rzadko powtarza się u innych klientów. Obieg dokumentacji obejmuje wtedy systemy wspomagające składanie zamówień, nadzór i raportowanie produkcji czy wyliczanie cen produktów w oparciu specyficzną logikę.

Cyfryzacja procesów w organizacji

Proces cyfryzacji był następstwem przedłużającej się pandemii przez którą organizacje zmuszone były zmienić czynności związane z procesami dotychczas przeprowadzanymi w zaciszu biur np. zatrudnianie i onboarding pracowników. Program worklfow wdrażany etapami objął czynności od momentu pozyskania pracownika, zapoznania się i podpisania umowy, wydania skierowań czy zaświadczeń, aż po przeszkolenie i nadanie uprawnień do systemów. Hybrydowy model pracy spowodował lawinowe zainteresowanie organizacji systemami wspomagającymi współdzielenie przestrzeni biurowej (rezerwacja biurek typu HotDesk, sal konferencyjnych oraz miejsc parkingowych). HotDesk może być dodatkowo konfigurowany w sposób umożliwiający zachowanie dystansu i informowanie o konieczności dezynfekcji – jest więc typowym przykładem aplikacji ewoluującej w czasie pandemii.

Ostatnim poziomem w piramidzie są narzędzia usprawniające pracę w firmie. Narzędzia worklfow to także tworzenie dedykowanych aplikacji mobilnych dla pracowników. Pracownicy korzystający ze swoich smartfonów poprzez aplikacje workflow bazujące na chmurze obliczeniowej, mogą rejestrować czas pracy w konkretnej siedzibie firmy lub podczas HO, rozliczać delegacje i raportować ich skuteczność, a także generować dokumenty na bazie szablonów i danych biznesowych i podpisywać je.

Cyfryzacja danych w pandemii  znacznie przyspieszyła wdrażanie efektywnych rozwiązań workflow w organizacjach i nie tylko. Przełożyło się to również na model nauki zdalnej wśród dzieci i młodzieży, które zamiast uczyć się rysować w Paintcie musiały z dnia na dzień zacząć używać komunikatorów, tak również organizacje wdrażające rozwiązania takie jak elektroniczna procedura obiegu dokumentów i informacji, nie prędko z tego zrezygnują.

Marcin Lesiak, Service Development Manager
w Geotechnology