Workflow, delegacja uprawnień, portal self-service i inne triki usprawniające pracę przedsiębiorstwa. cz.1
Rozmawiając z klientami często słyszymy o problemach, które wydają się im trudne do rozwiązania. Mając doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań w wielu obszarach wiemy, że technologia daje uniwersalne narzędzia, które można stosować w odległych od siebie obszarach działalności. Wbrew pozorom narzędzie wspomagające obieg dokumentów może być z powodzeniem wykorzystane do rozliczania delegacji. A rejestr umów od strony technicznej niewiele różni się od systemu do zarządzania licencjami.
Po przeanalizowaniu rozmów z kontrahentami zebraliśmy 5 najczęściej powtarzających się zagadnień które przysparzają problemów w biznesie. Opisaliśmy je poniżej wraz z propozycją ich rozwiązania. Każde z nich zostało symbolicznie wycenione. Wśród naszych klientów nie brakowało takich, którzy ucieszyli się z tego, że do rozwiązania ich problemów mogą użyć narzędzia/platformy, które od dawna u siebie posiadają.
I.Problemy związane z zatrudnianiem i redukcją etatów.
Informacje o nowych pracownikach nie są dystrybuowane wewnątrz organizacji. Pracownicy IT nie otrzymują informacji niezbędnych do przygotowania stanowiska pracy lub zabezpieczenia sprzętu w przypadku pracowników odchodzących z pracy.
Rozwiązania proponowane przez Geotechnology.
- Najprostszym rozwiązaniem jest opracowanie Instrukcji i procedur, które zatwierdzone przez kadrę kierowniczą staną się standardem w firmie (od małych lokalnych instrukcji dot. wydawania sprzętu, po ogólnofirmowe procedury i polityki, obejmujące cały proces onboardingu).
- Bardziej skomplikowanym rozwiązaniem jest stworzenie Workflow w którym będą przekazywane informacje o fluktuacji pracowników zastępując rozmowy telefoniczne lub pocztę elektroniczną. Obiegi mogą być wyzwalane przez system HR, dzięki czemu pracownicy HR nie będą obarczani dodatkowymi zadaniami. Workflow może być oddzielną aplikacją webową fragmentem lokalnej platformy Sharepoint lub chmury Office 365.
- Świętym Graalem zarządzania użytkownikami jest pełna integracja systemów HR z usługami katalogowymi i aplikacjami biznesowymi, skutkująca pełnym provisioning-iem i deprovisioning-iem użytkowników. W tak zbudowanym systemie decyzja kadr o zatrudnieniu pracownika spowoduje automatyczne założenie konta w Active Directory skrzynki pocztowej np. w Microsoft Exchange oraz przydzielenie kontu odpowiednich uprawnień w przypisanych do stanowiska aplikacjach biznesowych.
II. Problemy związane z zarządzaniem uprawnieniami i dostępem
Organizacje wymagają od IT zarządzania i administrowania systemami biznesowymi. Fluktuacja pracowników oraz wprowadzanie nowych systemów wymaga ciągłych pracochłonnych zmian w uprawnieniach.
Rozwiązania proponowane przez Geotechnology.
- Ponieważ czasy w których tylko niektórzy pracownicy potrafili obsługiwać komputery mamy już za sobą, możemy do części zadań związanych z zarządzaniem uprawnieniami wykorzystać pracowników merytorycznych. Nowoczesne aplikacje webowe oferowane przez Geotechnology umożliwiają delegacje uprawnień do zarządzania obszarami aplikacji na pracowników spoza IT. Do zadań pracowników technicznych będzie należeć wyłączenie utrzymanie core’owej infrastruktury zamiast całych aplikacji. To departamenty merytoryczne wiedzą kto i do czego powinien mieć dostęp, należy więc jedynie przeszkolić ich z obsługi interfejsu do nadawania uprawnień. Kwestie logowania zmian i możliwości audytu uprawnień obsłuży sama aplikacja. Tymczasem IT skupi się na dostępności i wydajności serwerów aplikacyjnych i bazodanowych. To naprawdę tak działa!
- Poza udostępnieniem pracownikom merytorycznym interfejsu do nadawania uprawnień można przewidzieć dla nich prosty mechanizm zatwierdzania wprowadzanych zmian, czyli Workflow. Zależnie od aplikacji, może on być zintegrowany z aplikacją lub stanowić odrębny byt i być uniwersalnym narzędziem w firmie do wspomagania zarządzania uprawnieniami. Poza odpowiednim przepływem informacji, taki Workflow może zapewniać raportowanie, dostęp do historycznych danych (umożliwiających np. sprawdzenie kto miał uprawnienia do aplikacji x 2 lata temu). Ujednolicenie zarządzania uprawnieniami w organizacji upraszcza zarządzanie. Oparcie zarządzania o role lub przynajmniej o grupy w AD pozwala przeglądać uprawnienia w łatwy sposób, ale pozwala także na automatyzację niektórych prac.
- Najciekawszym z punktu widzenia IT rozwiązaniem (ponieważ zdejmuje z IT wszystkie obowiązki) jest stworzenie portalu self-service, który z jednej strony wykorzystuje mechanizmy Workflow, czyli umożliwia użytkownikowi złożenie wniosku o uprawnienia, jego przełożonemu zaopiniowanie takiego wniosku, a właścicielowi biznesowemu aplikacji jego akceptację, ale z drugiej strony taki portal może automatyzować samo nadanie uprawnień w oparciu o role lub grupy. Szczęśliwym pracownikom IT pozostaje weryfikacja dostępności portalu. Takie rozwiązanie daje także nowoczesne narzędzie pracownikom działów bezpieczeństwa. Słowem wszyscy są zadowoleni.
