Smart OCR – Zastosowanie w procesach biznesowych

Geotechnology oferuje swoim klientom technologię opartą na komponentach do tworzenia wielu zautomatyzowanych, kompleksowych rozwiązań działających w ramach tej samej platformy. Oznacza to, że system zbudowany na potrzeby odwzorowania jednego procesu biznesowego może być użyty do automatyzacji innych procesów, co jest niezwykle opłacalnym sposobem na rozwój firmy.

OCR – co to jest?

Platforma do odwzorowywania procesów biznesowych składa się z czterech głównych komponentów, których używamy jako elementów konstrukcyjnych dla dowolnego rozwiązania automatyzacji obiegu informacji:

• Pozyskiwanie danych – wyodrębnianie i digitalizowanie kluczowych informacji z dowolnego fizycznego lub elektronicznego dokumentu
• Zarządzanie dokumentami – elektroniczne repozytorium dokumentów i danych, zarządzanie i kontrolowanie wszystkich informacji w bezpiecznej i centralnej lokalizacji
• Obieg informacji – workflow kluczowych informacji / dokumentów w firmie, umożliwiający wykonanie odpowiednich działań w ramach procesu
• Raportowanie – budowanie i dystrybucja raportów, które są wizualną reprezentacją “żywych” danych

Zaprojektowane w celu spełnienia konkretnych wymagań biznesowych, nasze systemy wykorzystują produkty sprawdzonych producentów oprogramowania, które zostały sprawdzone w tysiącach instalacji na całym świecie (DELL EMC, Microsoft, ABBYY). Każdy z systemów jest budowany w oparciu o analizę środowiska klienta oraz wieloletnie doświadczenie naszych analityków, a następnie konfigurowany na potrzeby konkretnych użytkowników i integrowany z istniejącymi rozwiązaniami. Takie podejście umożliwia szybkie wdrożenie, z dostosowaniem do indywidualnych wymagań i wysokimi stopami zwrotu z inwestycji.

Kluczową funkcjonalnością pozwalającą na automatyzację procesów jest pozyskiwanie danych. W zależności od jakości pozyskanych danych proces będzie przebiegać w prostszy i szybszy lub trudniejszy i wolniejszy sposób. W przypadku danych ustrukturyzowanych zasilanie nimi procesów jest proste, ale badania rynkowe wskazują, że pomimo wykorzystania systemów ERP i CRM 90% danych krążących w firmach to wciąż dane nieustrukturyzowane. Specjaliści Geotechnology opracowali metody integracji rozwiązań firmy ABBYY do zasilania budowanych obiegów Workflow także takimi danymi.

Oprogramowanie OCR

Dzięki ABBYY FlexiCapture możliwe jest przechwytywanie danych z wszelkiego rodzaju dokumentów. Dzięki temu budowany system potrafi przekształcić dane z dokumentów, nie wymagając ręcznego sortowania i wprowadzania danych. Obecnie obsługiwane są:

• formularze strukturalne: formularze podatkowe, ubezpieczeniowe, kwestionariusze, karty do głosowania i arkusze egzaminacyjne;
• dokumenty quasi-strukturalne: faktury, zlecenia zakupu, potwierdzenia wpłaty i plecenia wysyłki;
• dokumenty niestrukturalne: kontrakty, artykuły, listy, umowy dzierżawy i inne dokumenty pełnotekstowe;
• różne kombinacje rodzajów dokumentów i dokumentów wielostronicowych: wielostronicowe kontrakty, umowy ze zwykłym tekstem i załączniki graficzne.

W odróżnieniu do tradycyjnych systemów pobierania danych, które używają szablony do wskazania systemowi obszar z danymi na stronie, nasze rozwiązania wykorzystują inteligentne opisy dokumentu, których można użyć w celu znalezienia najważniejszych danych na szerokiej gamie stron o zmiennym układzie. W celu pozyskania właściwych danych, użyta w programie FlexiCapture technologia inteligentnego rozpoznawania dokumentów (IDR) wykorzystuje do nawigowania moduł rozpoznawania firmy ABBYY zbiór reguł dotyczących obiektów i ich współzależności. Dzięki temu, jeden kompletny szablon FlexiLayout może podczas przetwarzania wielu dokumentów zastąpić wiele “stałych” szablonów.

Dzięki inteligentnemu rozpoznawaniu tekstu otrzymujemy ustrukturyzowane dane rozbite na wymagane przez formularz pola, które mogą być ze sobą porównywane, analizowane, ale co najważniejsze mogą stanowić dane wejściowe do procesu obiegu informacji.

Budowany w oparciu o nie Workflow może być dynamicznie dostosowywany do danych tzn. może się zmieniać w zależności od tego co zawierają pozyskane informacje. W obsłudze faktur to bardzo częsty przypadek, gdy faktura jest opisywana lub dekretowana przez różne komórki w zależności od: wartości, nr zamówienia, miejsca przyjęcia lub produktu którego dotyczy. Inteligentne rozpoznanie tych danych na fakturze (papierowej lub elektronicznej) umożliwia jej automatyczne skierowanie do właściwych osób.

OCR – nowoczesne rozwiązania

Dzięki oferowanym przez Geotechnology mechanizmom inteligentnego rozpoznawania danych możemy automatyzować rutynowe zadania pracowników i wykorzystać ich czas do działań strategicznych.

Zwiększymy także efektywność pracy zespołów zajmujących się obsługą dokumentów. Przetwarzane dane będą przejrzyste i łatwe do skontrolowania.

Znacząco obniżymy także ryzyko błędnego procesowania dokumentów ponieważ systemy automatyzujące obieg cały czas mogą być kontrolowane przez specjalistów, ale dodatkowo oznaczą dane których nie są pewne, oznaczą niezgodności np. zmianę numeru konta dostawcy, zmianę adresu czy numeru NIP. Możliwe jest także wprowadzenie specyficznych dla środowiska klienta dodatkowych mechanizmów kontrolnych np.:

• kontroli duplikatów dokumentów
• kontroli numerów zamówień
• kontroli danych adresowych klienta
• weryfikacji kwot podawanych na fakturach
• weryfikacji poprawności dat na dokumentach

Każdą z tych funkcjonalności można uruchomić w Twoim środowisku. Jeśli nam zaufasz Konsultanci Geotechnology przeanalizują Twoje potrzeby biznesowe w zakresie obiegu dokumentów i zidentyfikują poprawne metody przechwytywania danych.

Źródło: https://www.abbyy.com/pl-pl/flexicapture/?gclid=CjwKCAjwsJ3ZBRBJEiwAtuvtlA7Hp0qr3o-ialhvT7O7q06Vn9VpE4lQ1lNo8j04Me5sylYbEf88thoCr20QAvD_Bw