Proste metody budowy obiegów informacji

System obiegu dokumentów kojarzy się z dużym, drogim trudnym w utrzymaniu rozwiązaniem. Tymczasem są na rynku dostępne rozwiązania, które umożliwiają odwzorowanie procesów w banalny sposób, który okaże się szybki i tani a jednocześnie umożliwi osobom w organizacji rozpoczęcie pracy z obiegami dokumentów bez przeprowadzania w firmie rewolucji. Jak proste mogą być obiegi? Jak rozpocząć budowę obiegów bez dużych inwestycji?

Spójrzmy na obieg faktur w firmie

Może być bardzo skomplikowany. Kancelaria może skanować papierowe dokumenty i uruchamiać system IDR inteligentnego rozpoznawania treści oraz przypisywania danych z faktur do pól formularza. Te dane w obiegu będą wędrować w elektronicznych formularzach po organizacji zbierając akceptacje, uwagi, opisy, dekretacje, rozksięgowanie na konta etc. aby w końcu trafić do systemu księgowego i do archiwum. Sama integracja z SAP może być wyzwaniem, ale czy tak musi być?

Nie, obieg faktur nie musi być tak skomplikowany

Nie musimy uzbrajać obiegu w inteligentne rozpoznawanie danych, czyli IDR. Większość skanerów (nawet domowych) może poddawać obraz analizie OCR co umożliwi nam jej indeksowanie. Dodatkowo utworzenie prostego słownika Kontrahentów pozwoli na szybkie opisywanie faktury pełnymi danymi wystawcy bez konieczności jej mozolnego opisywania. Rozksięgowanie może odbywać się w programie finansowo-księgowym, jeśli tak zrobimy obieg znacząco się uprości. Księgowość w obiegu otrzyma akceptacje i opisy a sam dokument faktury będzie w formie skanu, czyli załącznika do formularza. Księgowość nadal będzie wprowadzać dane do programu księgowego, ale zebranie wymaganych opisów i akceptacji będzie szybsze oraz łatwiejsze do śledzenia. Pozostanie nam także funkcjonalność śledzenia losu otrzymanych faktur.

Okazuje się, że można uprościć ten proces jeszcze bardziej

Skrajnym modelem obiegu faktur jest pozostawienie dokumentów w oryginalnej wersji, ale utrzymywanie rejestru faktur przychodzących i oznaczanie w nim na bieżąco, kto aktualnie posiada dokument i co z nim robi. Nawet w dużych organizacjach taki rejestr ma sens. Otóż dzięki niemu faktury nie giną, wiadomo do kogo się zwrócić jeśli dokument jest potrzebny lub jeśli praca nad nim zajmuje zbyt dużo czasu. Można stosować automatyczne przypomnienia a nawet eskalację przypomnień (do przełożonego) jeśli pracownik przetrzyma fakturę zbyt długo. Ten skrajnie prosty obieg można uruchomić w ciągu kilku godzin w oparciu o Office 365 lub inną  platformę obiegu informacji i 1 (słownie jedno) konto.  Czy to dużo kosztuje? Oczywiście nie. Jedno konto w Office 365 to kilkanaście zł miesięcznie a efektem może być rejestr aktualnie obsługiwanych i już obsłużonych faktur dostępnych dla wielu pracowników organizacji.

Podobne rejestry można prowadzić dla: umów, podań, dokumentów przychodzących i wychodzących, awarii etc. Po poznaniu możliwości które dostarcza taki prosty obieg można wykonać następny krok. Z czasem pracownicy organizacji będą chcieli automatyzować większą część procesu obsługi takich dokumentów lub odejść zupełnie od wersji papierowych i wtedy obiegi można go rozwijać, integrować i automatyzować.

Potrzebujesz wsparcia? Może dodatkowych informacji? Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Wspólnie dobierzemy rozwiązanie spełniające Twoje oczekiwania.