Onboarding w firmie za pomocą aplikacji – czy wykorzystujesz ciężką pracę HR w swoim dziale IT?

Proces obnoardingowy w firmie.

Czy zdarza Ci się denerwować, że na 2 stronach jednego formularza jego autor pyta Cię o te same dane? Podaj swój pesel, a później datę urodzenia, zaloguj się do banku i podaj adres zamieszkania (przecież go znają). Cóż, to dość powszechne i denerwujące. Tak się dzieje gdy różne osoby, odpowiedzialne za inne obszary nie sprawdzają tego co mogą dostać od osób w organizacji. W szumie informacyjnym nie wiedząc jakie dane są już w naszej organizacji, każdy kolejny pracownik pyta od początku o wszystko co jest mu potrzebne.

Ten problem występuje także w procesie zatrudniania nowych osób do firmy, organizacji szkoleń i stanowiska pracy czyli o­nboardingu. Jakby nie wyglądał proces pozyskiwania nowych pracowników do Twojej organizacji na 100% w jego trakcie przewijają się następujące informacje: imię i nazwisko pracownika, jego nowy przełożony czy stanowisko. Te dane są wystarczające, aby zautomatyzować procesy wyboru ścieżki szkoleniowej, nadawania uprawnień, wydawania narzędzi pracy. Aby tego dokonać potrzebujemy burzy mózgów i platformy Microsoft 365 do automatyzacji procesów.

Jak w łatwy sposób usprawnić proces onboardingowy?

Zacznijmy od opracowania matrycy uprawnień i szkoleń dla stanowisk w firmie. Listę stanowisk np. pracownik administracji, pracownik HR, programista etc. uzupełniamy listą szkoleń, które musi przejść nowy pracownik oraz listą ról jakie będzie pełnił w aplikacjach biznesowych. O ile szkolenia możemy wypisać bardzo dokładnie to z uprawnieniami jest trochę trudniej. Zostawiamy więc pole manewru dla administratorów aplikacji biznesowych dając im tylko wytyczne w postaci ról, a zdefiniowanie uprawnień odpowiadających tym rolom pozostaje po stronie admina. Przykładowe role to: AD_User, AD_Admin, M365_User, M365_PowerUser, M365_Admin, VPN_User etc. Następnie przypisujemy trenerów do listy szkoleń i administratorów do listy ról. Opcjonalnie do listy stanowisk można w matrycy dopasować także inne rzeczy np. segment sprzętu firmowego (im wyższe stanowisko – tym lepszy laptop, telefon), bonusy firmowe, miejsca parkingowe. Tak przygotowaną matrycę możemy wykorzystać w aplikacjach lub aplikacji automatyzującej cały proces.

Aplikacja Power App – czyli łatwy proces onboardingowy.

Aplikacja Power App obsługująca onboarding będzie mogła zaproponować szkolenia osobie w HR. Po akceptacji roześle listę zadań trenerom. Aplikacja Power App obsługującą nadawanie uprawnień prześle zadanie administratorowi Azure AD z prośbą o założenie konta dla nowego pracownika, a następnie jego przełożonemu zaproponuje listę ról jakie powinien mieć ten użytkownik. Przełożony będzie mógł je zmodyfikować wedle własnego uznania. Zadania dotyczące przyznania uprawnień odpowiadających rolom trafią do administratorów poszczególnych aplikacji. Każda czynność, wybór oraz decyzja zostanie zapisana w historii wniosku umożliwiając rozliczalność w procesie.

Brzmi skomplikowanie? Nie jest takie z perspektywy użytkownika aplikacji, który widzi poszczególne przydzielone do niego wnioski i może je obsługiwać z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.