technologie i rozwiązania informatyczne
technologie i rozwiązania informatyczne
Nie ulega wątpliwości, że każda firma – zarówno ta jednoosobowa, jak i zatrudniająca dziesiątki pracowników, do swego sprawnego funkcjonowania potrzebuje nienagannie prowadzonej dokumentacji. Idealnie byłoby, gdyby ta dostępna była od ręki, zawsze na swoim miejscu, a także, by zabierała minimalną ilość miejsca. Troska o dokumenty to bardzo ważna czynność, ponieważ często są one źródłem bardzo istotnej wiedzy. Oczywiście powinno się dbać o każdy dokument, począwszy od procesu jego drukowania, aż do przechowywania. Niestety, powszechną tendencją jest raczej lawinowe mnożenie się dokumentów. Jak zapanować nad przepływem pracy? Jak zapewnić dokumentom bezpieczeństwo? Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych. Jak to działa w praktyce?
Bezpieczne drukowanie dokumentów to konieczność, zwłaszcza w większych firmach, gdzie powinno się czuwać nad tym procesem. Wiadomo, że dokumenty mogą się tam dostać w obce ręce i zostać niewłaściwie wykorzystane, np. na rzecz konkurencji. Najistotniejsze jest więc stosowanie najnowocześniejszych technologii dostępnych na rynku. Przede wszystkim wchodzi o wdrożenie innowacyjnego systemu, który będzie pozwalał na indywidualną autoryzację na wszelkich urządzeniach drukujących znajdujących się w firmach.
Opisywana wyżej autoryzacja powinna być dokonywana przy pomocy specjalnie stworzonej karty zbliżeniowej, którą pracownik będzie miał przy sobie i nie może jej nikomu innemu powierzać. Przyda się ona przy:
W ten sposób bezpiecznie drukuje się wszystkie ważniejsze dokumenty, a co najważniejsze pracownicy robią to w momencie, gdy mają na to czas i nie ryzykują tym, że dostaną się one w niepowołane ręce.
Równie istotną kwestią jest przechowywanie dokumentów. Przechowywać je powinno się od 5 do 50 lat, zależnie od tego, czego dotyczą. Dokumenty można oczywiście podzielić na te papierowe oraz elektroniczne. Papierowe magazynuje się w utworzonym archiwum. Archiwa mają za zadanie chronić je np. przed wysokimi temperaturami, wilgocią, zalaniem, itd. Istotne jest to, aby papiery były zbierane w większe zestawy, potem muszą być dokładnie opisane i posegregowane, aby w razie potrzeby uzyskać do nich szybki dostęp.
Elektroniczne dokumenty najlepiej jest trzymać w profesjonalnych e-sejfach. Jest to przydatne narzędzie, dzięki któremu nie zostaną one wykradzione z siedziby firmy. E-sejf będzie też odpowiedzialny za to, aby tworzyć co jakiś czas ich kopie zapasowe. Tworzone one będą na dyskach firmowych, ale też w centrali danych. Niestraszna przedsiębiorstwu będzie wtedy nawet potężna awaria systemu. W ten sposób dokumenty można sukcesywnie przechowywać przez wiele lat. W celu zapewnienia bezpieczeństwa w obiegu dokumentów wato rozważyć również korzystania w platformy Microsoft SharePoint.
Microsoft SharePoint śpieszy z pomocą w zarządzaniu dokumentacją i wychodzi naprzeciw współczesnym technologiom, proponując nam archiwum dokumentów elektronicznych. Wyobraźmy sobie wszystkie dokumenty w firmie, które są w zasięgu kilku kliknięć myszy – dostęp do nich jest prosty, obieg dokumentacji usprawniony, fizycznie nie zabierają nam żadnego miejsca, a my minimalizujemy ryzyko ich zniszczenia, czy zgubienia.
Cyfrowe archiwum dokumentów elektronicznych pozwala uniknąć mozolnego przedzierania się przez setki dokumentów pochowanych w segregatorach i teczkach. Wszystko to bazuje na masowym skanowaniu papierowych dokumentów, by stworzyć ich elektroniczną wersję i móc przechowywać je w cyfrowym repozytorium. Dzięki wykorzystaniu profesjonalnych technologii dokumenty zachowują najwyższą jakość, są kompaktowej wielkości, a treści w nich zawarte są dokładnie zaindeksowane.
W tradycyjnym modelu obiegu dokumentacji papierowej kadra musi poświęcić czas i energię na nieustanne zarządzanie dokumentami, na zagospodarowywanie ich w przestrzeni i trzymanie w nieskazitelnym porządku. Posiadanie elektronicznego archiwum nie tylko zmniejsza liczbę prac administracyjnych, co skutkuje obniżeniem kosztów materiałów biurowych, ale skraca też czas obiegu dokumentów nawet do 50%! Znacznie usprawnia to pracę przy projektach grupowych, przy jednoczesnej, wzmocnionej ochronie danych przed osobami nieupoważnionymi. Gdy nastąpi konieczność posłużenia się dokumentacją papierową, jest możliwość pozyskania jej z archiwum, w którym są przechowywane wszystkie dokumenty firmy, nawet sprzed wielu lat.
Stworzeniem cyfrowego archiwum możemy zająć się na własną rękę, korzystając z Microsoft SharePoint. W ten sposób możemy liczyć nie tylko na sprawdzone już procedury, ale również na oprogramowanie dopasowane indywidualnie do nas, na liczny wachlarz kategoryzacji i przeszukiwania dokumentacji, a także na możliwość nieustannego powiększania i optymalizacji działania naszego cyfrowego archiwum.
W rezultacie, wszystkie te działania przekładają się na sprawnie działające przedsiębiorstwo, którego pozytywny i profesjonalny wizerunek zbudowany jest na doskonałym przepływie wiedzy i informacji.
Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.