Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety rozwiązania

 

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od czasu jego funkcjonowania oraz wielkości, musi stale się rozwijać, by osiągnąć sukces, stać się liderem (lub też przynajmniej utrzymać jego status). Aby wygrać swoiste zawody – w większości przypadków o sensu stricto Klienta – każdy ruch jest dozwolony… Każdy również wydaje się być tym „na wagę złota”. Zwłaszcza, iż obecnie bardzo łatwo zginąć w tłumie, zostać hen w tyle za konkurencją. Niedotrzymanie terminu? Kolejne opóźnienia w obsłudze? Może niedokończone, zawieszone w toku sprawy? O takich sytuacjach w dzisiejszych czasach nawet nie można, ale trzeba wprost – zapomnieć. Tu naprzeciw wzrastającym wciąż wymaganiom i oczekiwaniom wychodzi EOD, tytułowy Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli narzędzie wspomagające bieżące administrowanie wszelkimi pismami oraz zadaniami. Wdrożony w firmie posłuży każdemu, w zależności od potrzeb – i co również oczywiste – uprawnień. Czym jest EOD… I jakie są właściwie jego zalety? Tego dowiemy się w dzisiejszym artykule.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów… Czyli?

Elektroniczny Obieg Dokumentów to –  jak już wspomnieliśmy we wstępie niniejszego wpisu – swoiste narzędzie usprawniające proces administrowania, zarządzania najważniejszymi dokumentami firmowymi. To swego rodzaju system umożliwiający między innymi generowanie, rejestrację, katalogowanie, a także archiwizację dokumentów mniejszych oraz większych instytucji i przedsiębiorstw. Najważniejszym zastosowaniem EOD jest jednak możliwość przekazywania wspomnianych plików dalej – i to bez udziału kolejnych urządzeń oraz osób trzecich. To tak naprawdę rozwiązanie bardzo zmyślne,  przynoszące – co nie będzie w tym miejscu wielką niespodzianką – wiele benefitów.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

 

Zalety rozwiązania EOD

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia przede wszystkim sprawniejszy obrót pismami w firmach oraz instytucjach. Dokumenty docierają do wszystkich „zainteresowanych”, do wszystkich, którym zostały one udostępnione… I to w odpowiednim dla nich czasie. Dzięki EOD sam proces przekazywania materiałów jest w znacznym stopniu skrócony, zajmuje dużo mniej czasu – a jak wiadomo w dzisiejszych czasach liczy się każda sekunda. Czas to przecież pieniądz… Wie o tym chyba każdy przedsiębiorca. Dzięki systemowi zmniejszony jest również nakład pracy pojedynczego pracownika związany z porządkowaniem, a także przekazywaniem dokumentów w ramach firmy lub między kolejnymi jednostkami. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwala na swobodny dostęp do dokumentacji w tak naprawdę każdym momencie. Użytkownicy mogą nieograniczenie korzystać z akt: powracać do danych tematów – przeglądać, aktualizować, a także sprawdzać na jakim etapie znajdują się sprawy. EOD całkowicie niweluje również ryzyko powiązane z zawieruszeniem pism, co więcej i co w zasadzie równoważne ­– o pominięciu o powiązanych z nimi kwestii. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu jest więc czystym zyskiem dla firmy, a z pewnością już konkretnym sposobem na zminimalizowanie kosztów związanych z opóźnieniami, pomyłkami czy błędami, które (swoją drogą) często właśnie łączą się z tradycyjną formą przekazywania dokumentów. Jeśli już mowa o redukcji wydatków z tytułu sytemu EOD, to przez wzgląd na mniejszą ilość osób zaangażowanych w cały proces obrotu, obniżeniu ulega również ogólna kwota nakładów na administrację. Kończąc listę zalet Elektronicznego Obiegu Dokumentów warto wspomnieć o jego swego rodzaju „mobilności”. W dzisiejszych czasach większość systemów ma intuicyjny, prosty dostęp z pozycji przeglądarki. Cóż to wnosi do samej organizacji pracy? Dostęp w ramach EOD uzyskać możemy z tak naprawdę każdego miejsca na świecie – umożliwia to pracę zdalną: czy to z oddalonego o setki kilometrów egzotycznego kraju, czy wyłącznie w ramach standardowego dość „home office”.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

 

W ramach konkluzji – warto?

Podsumowując niniejszy artykuł, warto by było postawić sobie następujące pytanie – czy warto wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów w swojej firmie lub w zarządzanej przez nas instytucji? Odpowiedź chyba nasuwa się w tym miejscu sama – „oczywiście, warto” (a przynajmniej należałoby się nad tym rozwiązaniem zastanowić). Zwłaszcza już patrząc przez pryzmat korzyści, które ów system niesie za sobą. Elektroniczny Obieg Dokumentów jest bowiem czystą oszczędnością tak pieniędzy, jak również czasu i… Zdrowia.

 

Potrzebujesz wsparcia? Może dodatkowych informacji? Zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Technicznym.

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2020 Geotechnology Sp.z o.o. Sp.k - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl