EOD Elektroniczny Obieg Dokumentów – zalety rozwiązania

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od czasu jego funkcjonowania oraz wielkości, musi stale się rozwijać, by osiągnąć sukces, stać się liderem (lub też przynajmniej utrzymać jego status). Aby wygrać swoiste zawody – w większości przypadków o sensu stricto Klienta – każdy ruch jest dozwolony… Każdy również wydaje się być tym „na wagę złota”. Zwłaszcza, iż obecnie bardzo łatwo zginąć w tłumie, zostać hen w tyle za konkurencją. Niedotrzymanie terminu? Kolejne opóźnienia w obsłudze? Może niedokończone, zawieszone w toku sprawy? O takich sytuacjach w dzisiejszych czasach nawet nie można, ale trzeba wprost – zapomnieć. Tu naprzeciw wzrastającym wciąż wymaganiom i oczekiwaniom wychodzi EOD, tytułowy Elektroniczny Obieg Dokumentów, czyli narzędzie wspomagające obieg pism, dokumentacji oraz bieżące administrowanie wszelkimi zadaniami. Wdrożony w firmie posłuży każdemu, w zależności od potrzeb – i co również oczywiste – uprawnień. Czym jest EOD… I jakie są właściwie jego zalety? Tego dowiemy się w dzisiejszym artykule.

Elektroniczny obieg dokumentów co to jest?

Elektroniczny Obieg Dokumentów w firmie – jak już wspomnieliśmy we wstępie niniejszego wpisu – swoiste narzędzie usprawniające obieg dokumentacji oraz całokształt tego, czym zajmuje się administracja i zarządzanie. EOD to swego rodzaju system umożliwiający między innymi generowanie, rejestrację, katalogowanie, a także archiwizację dokumentów mniejszych oraz większych instytucji i przedsiębiorstw. E-obieg dokumentów to możliwość przekazywania wspomnianych plików dalej – i to bez udziału kolejnych urządzeń oraz osób trzecich. Elektroniczny Obieg Dokumentów wykorzystywany w firmowej administracji, może przynieść – co nie będzie w tym miejscu wielką niespodzianką – wiele benefitów.

Zalety rozwiązania EOD

Elektroniczny Obieg Dokumentów zapewnia przede wszystkim sprawniejszy obrót pismami w firmach oraz instytucjach. Szybki i efektywny obieg pism sprawia że wszelkie istotne informacje czy umowy docierają do wszystkich „zainteresowanych”, czyli do wszystkich, którym zostały one udostępnione… I to w odpowiednim dla nich czasie. Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów sam proces przekazywania materiałów jest w znacznym stopniu skrócony, zajmuje dużo mniej czasu – a jak wiadomo w dzisiejszych czasach liczy się każda sekunda. Czas to przecież pieniądz… Wie o tym chyba każdy przedsiębiorca. Elektroniczny obieg pism sprawia, że zmniejszony jest również nakład pracy w dziale administracji firmy, gdzie pojedynczy pracownik był zobowiązany do porządkowania, a także przekazywania dokumentów w ramach firmy lub między kolejnymi jednostkami. System EOD pozwala na swobodny dostęp do dokumentacji w tak naprawdę każdym momencie. Korzyści wynikające z użytkowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów są widoczne w wielu aspektach –  użytkownicy mogą nieograniczenie korzystać z akt: powracać do danych tematów – przeglądać, aktualizować, a także sprawdzać na jakim etapie znajdują się sprawy. EOD całkowicie niweluje również ryzyko powiązane z zawieruszeniem pism, co więcej i co w zasadzie równoważne ­– o pominięciu o powiązanych z nimi kwestii. Wdrożenie elektronicznego obiegu pism jest więc czystym zyskiem dla firmy, a z pewnością już konkretnym sposobem na zminimalizowanie kosztów związanych z niewywiązaniem się z zadań działu administracji, które skutkują opóźnieniami, pomyłkami czy błędami, które (swoją drogą) często właśnie łączą się z tradycyjną formą przekazywania dokumentów. Jeśli już mowa o redukcji wydatków z tytułu sytemu EOD, to przez wzgląd na mniejszą ilość osób zaangażowanych w cały proces obrotu, obniżeniu ulega również ogólna kwota nakładów dział administracji w firmie. Kończąc listę zalet Elektronicznego Obiegu Dokumentów warto wspomnieć o jego swego rodzaju „mobilności”. W dzisiejszych czasach większość systemów ma intuicyjny, prosty dostęp z pozycji przeglądarki. Cóż to wnosi do samej pracy administracji firmy? Dostęp w ramach Elektronicznego Obiegu Dokumentów uzyskać możemy z tak naprawdę każdego miejsca na świecie – umożliwia to pracę zdalną: czy to z oddalonego o setki kilometrów egzotycznego kraju, czy wyłącznie w ramach standardowego dość „home office”.

W ramach konkluzji – warto?

Podsumowując niniejszy artykuł, warto by było postawić sobie następujące pytanie – czy warto wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów w dziale administracyjnym firmy lub w lub w zarządzanej przez nas instytucji? Odpowiedź chyba nasuwa się w tym miejscu sama – „oczywiście, warto” (a przynajmniej należałoby się nad tym rozwiązaniem zastanowić). Zwłaszcza już patrząc przez pryzmat korzyści, które ów system niesie za sobą. Elektroniczny Obieg Dokumentów jest bowiem czystą oszczędnością tak pieniędzy, jak również czasu i… Zdrowia.

Potrzebujesz wsparcia? Może dodatkowych informacji? Zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Technicznym.