Archiwa elektroniczne dokumentów – czy to się opłaca?

Od 1 stycznia 2019 weszły w życie najnowsze poprawki nowelizacyjne do ustawy o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 roku), wśród których na uwagę zasługuje modyfikacja obowiązku przechowywania sprawozdań finansowych przez właścicieli firm. Do czasu nowelizacji prawo nie przewidywało górnej granicy tego okresu, obecnie zaś wynosi ona 5 lat. Nie zmienia to faktu, że w czasie jego trwania firma w dalszym ciągu musi uporać się z problemem, jaki stanowią rosnące pliki papierów. Czy elektroniczny system archiwizacji dokumentów może dostarczyć optymalnej odpowiedzi na te ograniczenia?

Podczas rozmowy z klientami często słyszymy dwa pytania:„ Co to jest archiwizacja elektroniczna dokumentów?” oraz „Po co mielibyśmy je zastosować?”. Niestety, nadal występuje przekonanie, że praca i archiwizowanie dokumentów w firmie w formie papierowej nie jest problematyczna, nie stanowi dużej utraty czasu i pieniędzy. Wynika to z faktu, że dość trudno jest określić, jak duże oszczędności osiągnie elektroniczny system archiwizacji dokumentów. Wynik zależy od wielu kryteriów, które różnią się w każdej firmie. Na przykład: ilość pracowników, ilości dokumentów, ilość departamentów, które są zaangażowane w pracę z dokumentacją i ewentualnym workflow (obiegiem dokumentów i zadań).

Aby rozwiać te wątpliwości, powinniśmy dowiedzieć się, na czym polega wdrożenie archiwum dokumentów elektronicznych oraz w jaki sposób może zmienić działanie w naszej firmie. Następnie należy skupić się na wybranych obszarach organizacji i przeanalizować jak wiele czasu i pieniędzy wypływa z firmy zupełnie niepotrzebnie.

Archiwa tradycyjne, a kwestie bezpieczeństwa

Klasyczne archiwum papierowe w firmie opiera się najczęściej na miejscach, gdzie kwestie poufności stawia się na pierwszym miejscu, a kluczem do ich funkcjonowania jest idealna organizacja przestrzeni i pracy. Mimo to każde przedsiębiorstwo, które działa na rynku od dłuższego czasu, staje przed problemami bezpośrednio wynikającymi z tej formy obsługi dokumentacji. Tradycyjny system archiwizacji dokumentów opiera się w głównej mierze na zabezpieczeniu ich przed wydostaniem się z poufnego obiegu, co może zrodzić katastrofalne konsekwencje dla osób odpowiedzialnych za ich przechowywanie.

Koszt archiwizacji dokumentów oraz obsługi dokumentacji papierowej jest zdecydowanie większy dla właścicieli firmy, którzy często są zmuszeni do tworzenia osobnych stanowisk pracy w tym celu. Archiwizowanie dokumentów poprzez kontrakt z zewnętrzną jednostką, zajmującą się przechowywaniem danych papierowych, nie jest najtańszym rozwiązaniem. Koszt archiwizacji dokumentów jest dużym wydatkiem, a materialna ich forma rodzi ponadto nieustanną obawę o wystąpienie zdarzeń losowych, które mogłyby zakończyć się ich zniszczeniem. Na szczęście, współcześni przedsiębiorcy mają na tym polu znacznie więcej ułatwień, niż do niedawna – archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej w dużej mierze eliminuje powyższe problemy.

Bezpieczne archiwum elektroniczne – nowoczesne rozwiązanie

System archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej to nie tylko krok milowy w zakresie zagwarantowania dokumentom bezpieczeństwa, ale również znaczne uproszczenie obsługi przechowywanych danych. Każda ewentualna kontrola uprawnionych do niej podmiotów ma szansę zakończyć się o wiele szybciej dzięki ułatwieniom w dostępie do danych firmowych, jakie wynikają z archiwizacji dokumentów w formie cyfrowej.

Koszty archiwizacji dokumentów w firmie wiążą się także z działaniem i niszczeniem dokumentów po upływie przepisowych okresów przechowywania. Gdy mamy do czynienia z elektroniczną archiwizacją dokumentów, działania te nie wymagają inwestycji w drogi sprzęt przeznaczony jedynie do tego celu. Digitalizacja dokumentów oraz bezpieczne archiwa elektroniczne, to propozycja atrakcyjna zwłaszcza dla sporych przedsiębiorstw, których działy kadrowe zajmują się na co dzień przetwarzaniem danych dotyczących długiej listy pracowników. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest częstym zjawiskiem pośród firm które najczęściej posiadają w budżecie finanse konieczne, by zainicjować taki proces.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych opłaca się również firmom, które z uwagi na charakter zajmowanego sektora rynku nie dysponują nieograniczoną przestrzenią biurową. W ich przypadku decyzja o przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej pomoże uwolnić część środków dotychczas przeznaczonych na wynajem przestrzeni biurowej bądź magazynowej. Z drugiej strony, przedsiębiorstwa prowadzące działalność na małą skalę, gdzie rozbudowywanie dokumentacji przebiega w powolnym tempie, niekoniecznie skorzystają na przejściu na archiwa elektroniczne, których koszty mogą dla nich przeważyć nad potencjalnymi profitami.

Aby dowiedzieć się więcej o tym jak wygląda przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej zapraszamy do kontaktu z zespołem naszych ekspertów, którzy doradzą i dobiorą najlepsze rozwiązanie dla potrzeb Państwa firmy.