Elektroniczne archiwum dokumentów — czy to się opłaca?

Od 1 stycznia 2019 weszły w życie najnowsze poprawki nowelizacyjne do ustawy o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 roku), wśród których na uwagę zasługuje modyfikacja obowiązku przechowywania sprawozdań finansowych przez właścicieli firm. Do czasu nowelizacji prawo nie przewidywało górnej granicy tego okresu, obecnie zaś wynosi ona 5 lat. Nie zmienia to faktu, że w czasie jego trwania firma w dalszym ciągu musi uporać się z problemem, jaki stanowią rosnące pliki papierów. Czy inwestycja w archiwizację cyfrową może dostarczyć optymalnej odpowiedzi na te ograniczenia?

Podczas rozmowy z klientami często słyszymy dwa pytania:„ Co to jest elektroniczne archiwum dokumentów?” oraz „Po co mielibyśmy je zastosować?”. Niestety, nadal występuje przekonanie, że praca z dokumentem w formie papierowej nie jest problematyczna, nie stanowi dużej utraty czasu i pieniędzy. Wynika to z faktu, że dość trudno jest określić, jak duże oszczędności osiągnie się po wprowadzeniu elektronicznego archiwum dokumentów. Wynik zależy od wielu kryteriów, które różnią się w każdej firmie. Na przykład: ilość pracowników, ilości dokumentów, ilość departamentów, które są zaangażowane w pracę z dokumentacją i ewentualnym workflow (obiegiem dokumentów i zadań).

Aby rozwiać te wątpliwości, powinniśmy dowiedzieć się, w jaki sposób elektroniczne archiwum dokumentów może zmienić działanie w naszej firmie. Następnie należy skupić się na wybranych obszarach organizacji i przeanalizować jak wiele czasu i pieniędzy wypływa z firmy zupełnie niepotrzebnie.

Archiwa tradycyjne a kwestie bezpieczeństwa

Klasyczne archiwa dokumentacji firmowej to najczęściej miejsca, gdzie kwestie poufności stawia się na pierwszym miejscu, a kluczem do ich funkcjonowania jest idealna organizacja przestrzeni i pracy. Mimo to każde przedsiębiorstwo, które działa na rynku od dłuższego czasu, staje przed problemami bezpośrednio wynikającymi z tej formy obsługi dokumentacji. Dokumenty niejawne muszą zostać właściwie zabezpieczone przed wydostaniem się z poufnego obiegu, co może zrodzić katastrofalne konsekwencje dla osób odpowiedzialnych za ich przechowywanie.

Obsługa dokumentacji papierowej generuje dodatkowe koszty dla właścicieli firmy, często zmuszonych do tworzenia osobnych stanowisk pracy w tym celu. Również zlecenie tego zadania zewnętrznym jednostkom, zajmującym się archiwizacją, nie jest najtańszym rozwiązaniem. Materialna forma dokumentów rodzi ponadto nieustanną obawę o wystąpienie zdarzeń losowych, które mogłyby zakończyć się ich zniszczeniem. Na szczęście, współcześni przedsiębiorcy mają na tym polu znacznie więcej ułatwień, niż do niedawna – elektroniczne archiwa w dużej mierze eliminują powyższe problemy.

 

 

Archiwa elektroniczne – nowoczesne rozwiązanie

Korzystanie z elektronicznego archiwum to nie tylko krok milowy w zakresie zagwarantowania dokumentom bezpieczeństwa, ale również znaczne uproszczenie obsługi przechowywanych danych. Każda ewentualna kontrola uprawnionych do niej podmiotów ma szansę zakończyć się o wiele szybciej dzięki ułatwieniom w dostępie do dokumentacji, jakie wynikają z posiadania archiwum w formie cyfrowej.

Również działania związane z niszczeniem dokumentów po upływie przepisowych okresów przechowywania w przypadku archiwum elektronicznego nie wymagają inwestycji w drogi sprzęt przeznaczony jedynie do tego celu. Digitalizacja dokumentów oraz dalsze przechowywanie ich w formie elektronicznej, to propozycja atrakcyjna zwłaszcza dla sporych przedsiębiorstw, których działy kadrowe zajmują się na co dzień przetwarzaniem danych dotyczących długiej listy pracowników. Firmy te również najczęściej posiadają w budżecie finanse konieczne, by zainicjować taki proces.

Archiwa elektroniczne opłacą się również firmom, które z uwagi na charakter zajmowanego sektora rynku nie dysponują nieograniczoną przestrzenią biurową. W ich przypadku decyzja o digitalizacji pomoże uwolnić część środków dotychczas przeznaczonych na wynajem przestrzeni biurowej bądź magazynowej. Z drugiej strony, przedsiębiorstwa prowadzące działalność na małą skalę, gdzie rozbudowywanie dokumentacji przebiega w powolnym tempie, niekoniecznie skorzystają na przejściu na elektroniczny system archiwizacji, którego koszty mogą dla nich przeważyć nad potencjalnymi profitami.

Aby dowiedzieć się więcej o elektronicznym systemie dokumentów zapraszamy do kontaktu z zespołem naszych ekspertów, którzy doradzą i dobiorą najlepsze rozwiązanie dla potrzeb Państwa firmy.

 

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2019 Geotechnology Sp.z o.o. Sp.k - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl