E-fakturowanie w 3 generacjach

Automatyzacja i integracja są dziś celem każdego przedsiębiorstwa. To sposób na nadążanie za konkurencją, gdy technologia ewoluuje, a transformacje cyfrowe stają się normą. Kierując się przewidywaniami, że rynek e-fakturowania osiągnie w ciągu 3 lat 20 mld dolarów jest oczywiste, że e-fakturowanie i finanse cyfrowe nie znikną. Istotne jest więc, aby firmy rozumiały, że e-fakturowanie jest nie tylko przyjemnym, ale właściwie niezbędnym rozwiązaniem, jeśli chodzi o modernizację ich procesu finansowego. 

Podstawa e-fakturowania 

Faktura ustrukturyzowana, zwana potocznie jako e-faktura, to dokument wysyłany w całości kanałami elektronicznymi. Komunikacja z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wymaga od wystawcy przekazywania danych sprzedażowych w uzgodnionym formacie. Każdy element jak np. data czy podatek są zapisane w pliku w przeznaczonym do tego miejscu. To właśnie odróżnia plik faktury ustrukturyzowanej od faktury w pliku PDF. Każda z osób odpowiedzialnych za wystawienie faktury zrobi to w inny sposób. Jednak na przedsiębiorstwie, które zdecyduje się na wspólny format zostanie narzucona odpowiednia kolejność: data wystawienia, NIP wystawcy, pozycje faktury opisane w odpowiednim porządku. Tak uzgodnione definicje powodują, że odbiorca dokumentu będzie mógł automatyzować proces odbierania i księgowania. Elektroniczna forma rozliczeń upraszcza wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur oraz obniża koszty transakcji. Zwiększa jednocześnie wydajność przetwarzania finansowego firmy dzięki automatyzacji. 

E-faktura zawiera te same informacje, co tradycyjne formaty, ale struktura cyfr i znaków w polach stałych pozwala na ich maszynowe odczytywanie. Ten zautomatyzowany składnik eliminuje tradycyjne ryzyko dystrybucji związane z ręczną obsługą i przetwarzaniem oraz może usprawnić procesy dotyczące należności. 

Przejście w kierunku bardziej zintegrowanego i zautomatyzowanego systemu przetwarzania faktur zakupowych i rozliczeń ma sens. Dla wielu dużych firm i instytucji zmiana e-fakturowania jest rozwiązaniem cyfrowym, które mogą zastosować, aby nadążyć za rosnącym przepływem faktur. Jest to idealne rozwiązanie, aby poradzić sobie z ekonomią skali w miarę rozwoju firmy. 

EDI, usługi pośredników, systemy zcentralizowane 

Najnowsze rozwiązania w zakresie obsługi e-faktur to trzecia generacja rozwiązań. Co ciekawe dwie poprzednie cały czas mają się dobrze. 

Pierwsze systemy elektronicznej wymiany danych (EDI) były wykorzystywane do wymiany informacji między firmami działającymi na rynku finansowym. Te systemy były niewygodne w implementacji, wymagały kosztownych konfiguracji tworzonych na zamówienie. To powodowało niedostępność EDI dla mniejszych firm. 

Pomysł na użycie xml do zapisywania danych finansowych ułatwił implementację rozwiązań dla mniejszych firm. Spowodował też pojawienie się wielu standardów w zapisywaniu danych. Na rynku pojawili się operatorzy – to firmy pośredniczące, które przekształcały dane wymieniane między kontrahentami obsługując masę dostępnych na rynku standardów – mapując dane pomiędzy standardami. Dzięki temu funkcjonalność oferowana wcześniej przez korporacyjne EDI mogła być wykorzystywana szerzej i przez większe grono odbiorców. 

E-fakturowanie drugiej generacji było znacznie bardziej wydajne niż tradycyjne procesy strukturalne zakodowane w EDI. Finalnym rozwiązaniem byłoby opracowanie globalnego standardu e-fakturowania, ponieważ takowy nie istniał. Wciąż były niezbędne mapowania i rekonfiguracje, aby umożliwić dystrybucję faktur między operatorami. 

Ogólnoeuropejski system Peppol

W pogoni za ograniczeniem szarej strefy niektóre kraje w pojedynkę, a inne w grupie postanowiły wypracować taki standard. Najpopularniejszym i najszybciej rozwijającym się formatem na świecie jest ogólnoeuropejski system Peppol. Ten format jest używany w całej Unii Europejskiej do obsługi zamówień publicznych on-line od 2019 roku. Z uwagi na łatwość użytkowania i efektywność kosztową został wykorzystany w innych krajach na Świecie w tym w Kanadzie, Australii, Nowej Zelandii i Singapurze.  

Także pojedyncze kraje europejskie zaczęły wprowadzać swoje rozwiązania. Włochy, Francja, Hiszpania i Portugalia zaczynają od obowiązkowej rejestracji w systemach centralnych faktur wystawianych jednostkom rządowych (B2G), a następnie przedsiębiorstwom prywatnym (B2B).  Wprowadzany w Polsce KSEF częściowo wpisuje się w ten trend. Częściowo, ponieważ my skaczemy na głęboką wodę, chcąc rejestrować w centralnym systemie od razu każdą wystawioną fakturę. 

Globalna popularność rozwiązań chmurowych i ustandaryzowanych sprawiła, że prosta interoperacyjność międzynarodowa stała się bardziej powszechna. Użytkownicy oczekują prostoty i łatwości korzystania z cyfrowego środowiska użytkownika, a e-fakturowanie trzeciej generacji to oferuje. Wspominane wcześniej mapowanie czy dostosowywanie formatów można obecnie wykonać samodzielnie w narzędziach chmurowych bez konieczności pisania linijki kodu. Właściwie to interfejs “przeciągnij i upuść”. Dzięki temu użytkownikom chmury wymiana danych przez EDI, KSEF czy xml nie jest już straszna.  

Chcąc zautomatyzować procesy w firmie zapoznaj się również z naszą ofertą dotyczącą Elektronicznego Obiegu Faktur.

Marcin Lesiak, Services Development Manager
w Geotechnology