Co to jest digitalizacja dokumentów? Co warto wiedzieć?

Digitalizacja dokumentacji, czyli mówiąc prościej – cyfryzacja dokumentów wychodzi naprzeciw nieustannie rosnącej liczbie przechowywanych dokumentów w trakcie prowadzenia każdej firmy czy przedsiębiorstwa. Co to jest archiwum, z pewnością każdy wie, a biurowe archiwum zawiera wiele teczek i segregatorów z różnego typu umowami oraz aneksami do nich. Z tego powodu zajmowana jest przez nie coraz większa przestrzeń. Warto w tym miejscu dodać, że archiwizacja dokumentów i całokształt tego jak to robić dokładnie i sumiennie jest obligatoryjny dla wszystkich dokumentów firmowych – nie można dopuścić do sytuacji gdy dokumenty są przechowywane niedbale. Coraz popularniejszym rozwiązaniem okazuje się wprowadzenie digitalizacji danych i archiwów, aby uzyskać łatwy dostęp do informacji, które są potrzebne w danym momencie. Wiele przedsiębiorców zdecydowało się na wdrożenie procesu cyfrowej archiwizacji dokumentów, czyli tak zwanej digitalizacji, mówiąc wprost –  wykorzystanie archiwów elektronicznych.

Digitalizacja dokumentacji – co to jest i na czym polega?

Odpowiedź na pytanie co to jest digitalizacja danych, jest bardzo prosta – proces digitalizacji to nic innego jak przetwarzanie wszelkich materiałów tradycyjnych, takich jak na przykład zdjęcia, książki oraz dokumenty. W dzisiejszych czasach, cyfrowa archiwizacja danych jest bardzo często wykorzystywana i wiąże się z wieloma zaletami. Dzięki cyfryzacji danych oraz digitalizacji archiwum można skutecznie ochraniać firmowe zbiory. Ponadto dzięki digitalizacji możliwa jest także szczegółowa analiza tekstu i badanie dokumentów. W wielu przypadkach okazuje się, że cyfrowe kopie ukazują znacznie więcej niż tradycyjne materiały. Digitalizacja dokumentacji firmowej znacznie ułatwia przechowywanie oraz wyraźnie umożliwia zaoszczędzenie miejsca pracy, a także dużo łatwiej i szybciej odnaleźć to, co jest aktualnie potrzebne. Materiały przechowywane w formie cyfrowej są także lepiej zabezpieczone. Trzeba jednak pamiętać, że digitalizacja dokumentów może być czasem utrudniona z uwagi na ochronę danych osobowych.

Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?

Digitalizacja dokumentów w firmie oraz innych placówkach to szereg korzyści dla użytkowników. Cyfryzacja dokumentów oraz proces digitalizacji archiwum w znacznym stopniu umożliwia zaoszczędzenie miejsca w biurowej przestrzeni. Nie ma więc potrzeby przeznaczania całych pomieszczeń na archiwa. Cały proces digitalizacji umożliwi poukładanie i uporządkowanie biznesowych dokumentów według wewnętrznego schematu i kryteriów ustalonych przez firmę. Dzięki temu pracownicy będą mogli w bardzo łatwy sposób dotrzeć do wybranych informacji. Co więcej, cyfryzacja dokumentów pozwoli dokonać tego z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przyjeżdżania do siedziby firmy. Przedsiębiorcy którzy zdecydowali się na proces digitalizacji danych firmy, efektywniej wykorzystują je w codziennej pracy. Takie rozwiązanie pozwala więc na znaczne przyspieszenie pracy. W tym samym wymiarze godzinowym zrobić można o wiele więcej… Zwłaszcza jeżeli nie będzie się przeznaczało cennych minut na przeglądanie stert dokumentów. Dzięki temu widać, że digitalizacja dokumentów bezpośrednio wpływa też na zredukowanie kosztów pracy. Cyfryzacja dokumentów może znacznie obniżyć wysokość środków, które zostałyby przeznaczone na tradycyjne materiały biurowe. Trzeba podkreślić, że wszelkie dokumenty w wersji papierowej przez cały czas przechowywane są w archiwum, dzięki czemu jeżeli zajdzie potrzeba żeby je dostać do ręki, zawsze można je wypożyczyć. Przechowując papierowe dokumenty w wersji elektronicznej można mieć pewność, że nic nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu.

Digitalizacja dokumentów – co warto o niej wiedzieć?

Proces digitalizacji dokumentów nie mógłby się odbyć w pełni efektywnie bez tak zwanej funkcji OCR. Dzięki wykorzystaniu programu OCR można rozpoznać tekst i odnaleźć w nim wybrane litery i znaki graficzne. Aby rozpoznawanie tekstu przebiegło w odpowiedni sposób, niezwykle ważne jest zadbanie o jak najlepszą jakość oryginalnego dokumentu, który zostanie wprowadzony do programu OCR, a także o postać w jakiej jest on przedstawiony. Aby mieć pewność, że digitalizacja dokumentów oraz proces cyfryzacji archiwum przebiegnie w prawidłowy sposób, warto powierzyć to zadanie profesjonalnym firmom. Dzięki temu można mieć pewność, że cyfrowa archiwizacja dokumentów przebiegnie sprawnie, a dane zostaną zachowane w odpowiedniej formie, a także, że zostanie zachowana dbałość o wszelkie procedury. Ponadto firmy zajmujące się digitalizacją danych działają poufnie – nie ma więc obawy, że coś wydostanie się poza „mury firmy”. Przy cyfrowej archiwizacji dokumentów w firmie bardzo istotna jest także możliwość wyboru dowolnych opcji kategoryzacji, tak aby jak najlepiej sprawdzały się w danym przedsiębiorstwie i ułatwiały jego funkcjonowanie.