Digitalizacja dokumentów – o czym warto wiedzieć?

Prowadzenie każdej firmy nieodłącznie wiąże się z nieustannie rosnącą liczbą przechowywanych dokumentów. W biurach znajduje się wiele teczek i segregatorów z różnego typu umowami oraz aneksami do nich. Z tego powodu zajmowana jest przez nie coraz większa przestrzeń. Warto w tym miejscu dodać, że dokumenty nie mogą być przechowywane niedbale. Każda firma, która chce osiągnąć sukces, musi mieć możliwość łatwego dostępu do informacji, które są potrzebne w danym momencie. Aby było to możliwe w wielu przedsiębiorstwach wprowadzona została tak zwana digitalizacja dokumentów, czyli wprost –  wykorzystanie archiwów elektronicznych. 

 

Digitalizacja dokumentów

 

Digitalizacja dokumentów – co to jest i na czym polega?

Digitalizacja to nic innego jak przetwarzanie wszelkich materiałów tradycyjnych, takich jak na przykład zdjęcia, książki oraz dokumenty na ich cyfrową formę. W dzisiejszych czasach proces ten jest bardzo często wykorzystywany i wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim w ten sposób można skutecznie ochraniać firmowe zbiory. Ponadto dzięki digitalizacji możliwa jest także szczegółowa analiza tekstu i badanie dokumentów. W wielu przypadkach okazuje się, że cyfrowe kopie ukazują znacznie więcej niż tradycyjne materiały. Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie cyfrowej można znacznie zaoszczędzić miejsce, a także dużo łatwiej i szybciej odnaleźć to, co jest aktualnie potrzebne. Materiały przechowywane w formie cyfrowej są także lepiej zabezpieczone. Trzeba jednak pamiętać, że z uwagi na ochronę danych osobowych, nie wszystkie materiały mogą być przechowywane w formie cyfrowej.

 

Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?

Proces digitalizacji dokumentów posiada wiele zalet. Przede wszystkim rozwiązanie to w znacznym stopniu umożliwia zaoszczędzenie miejsca w biurowej przestrzeni. Nie ma więc potrzeby przeznaczania całych pomieszczeń na archiwa. Ponadto digitalizacja pozwala na poukładanie i uporządkowanie biznesowych dokumentów według wewnętrznego schematu i kryteriów ustalonych przez firmę. Dzięki temu pracownicy będą mogli w bardzo łatwy sposób dotrzeć do wybranych informacji. Co więcej, będą oni mogli również dokonać tego z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przyjeżdżania do siedziby firmy. Dzięki digitalizacji dane cyfrowe można efektywniej wykorzystać w codziennej pracy. Takie rozwiązanie pozwala więc na znaczne przyspieszenie pracy. W tym samym wymiarze godzinowym zrobić można o wiele więcej… Zwłaszcza jeżeli nie będzie się przeznaczało cennych minut na przeglądanie stert dokumentów. Takie działanie bezpośrednio wpływa też na zredukowanie kosztów pracy. Wykorzystując materiały w wersji elektronicznej można znacznie obniżyć wysokość środków, które zostałyby przeznaczone na tradycyjne materiały biurowe. Trzeba podkreślić, że wszelkie dokumenty w wersji papierowej przez cały czas przechowywane są w archiwum, dzięki czemu jeżeli zajdzie potrzeba żeby je dostać do ręki, zawsze można je wypożyczyć. Przechowując papierowe dokumenty w wersji elektronicznej można mieć pewność, że nic nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu.

 

Digitalizacja dokumentów – co warto o niej wiedzieć?

Podczas digitalizacji dokumentów niezwykle ważna jest tak zwana funkcja OCR. Dzięki zastosowaniu specjalnego oprogramowania można rozpoznać tekst i odnaleźć w nim wybrane litery i znaki graficzne. Aby rozpoznawanie tekstu przebiegło w odpowiedni sposób, niezwykle ważne jest zadbanie o jak najlepszą jakość oryginalnego dokumentu, a także o postać w jakiej jest on przedstawiony. Aby mieć pewność, że digitalizacja dokumentów przebiegnie w prawidłowy sposób, warto powierzyć to zadanie profesjonalnym firmom. Dzięki temu można mieć pewność, że dane zostaną zachowane w odpowiedniej formie, a także, że zostanie zachowana dbałość o wszelkie procedury. Ponadto firmy zajmujące się digitalizacją danych działają poufnie – nie ma więc obawy, że coś wydostanie się poza „mury firmy”. Ważna jest także możliwość wyboru dowolnych opcji kategoryzacji, tak aby jak najlepiej sprawdzały się w danym przedsiębiorstwie i ułatwiały jego funkcjonowanie.

 

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2020 Geotechnology Sp.z o.o. Sp.k - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl