Digitalizacja dokumentów – co to jest? Co warto wiedzieć?

Digitalizacja dokumentów wychodzi naprzeciw nieustannie rosnącej liczbie przechowywanych dokumentów w trakcie prowadzenia każdej firmy czy przedsiębiorstwa. W biurach znajduje się wiele teczek i segregatorów z różnego typu umowami oraz aneksami do nich. Z tego powodu zajmowana jest przez nie coraz większa przestrzeń. Warto w tym miejscu dodać, że dokumenty nie mogą być przechowywane niedbale. Coraz popularniejszym rozwiązaniem okazuje się wprowadzenie cyfryzacji danych i archiwów aby uzyskać łatwy dostęp do informacji, które są potrzebne w danym momencie. Wiele przedsiębiorców zdecydowało się na wdrożenie tego procesu, czyli tak zwanej digitalizacji dokumentów, mówiąc wprost –  wykorzystanie archiwów elektronicznych. 

 

Digitalizacja dokumentów

 

Digitalizacja dokumentów – co to jest i na czym polega?

Odpowiedź na pytanie co to jest digitalizacja, jest bardzo prosta – to nic innego jak przetwarzanie wszelkich materiałów tradycyjnych, takich jak na przykład zdjęcia, książki oraz dokumenty na ich cyfrową formę. W dzisiejszych czasach proces digitalizacji jest bardzo często wykorzystywany i wiąże się z wieloma zaletami. Dzięki cyfryzacji dokumentów oraz tworzeniu cyfrowej archiwizacji można skutecznie ochraniać firmowe zbiory. Ponadto dzięki digitalizacji możliwa jest także szczegółowa analiza tekstu i badanie dokumentów. W wielu przypadkach okazuje się, że cyfrowe kopie ukazują znacznie więcej niż tradycyjne materiały. Proces digitalizacji dokumentów firmowych, znacznie ułatwia przechowywanie oraz wyraźnie umożliwia zaoszczędzenie miejsca pracy, a także dużo łatwiej i szybciej odnaleźć to, co jest aktualnie potrzebne. Materiały przechowywane w formie cyfrowej są także lepiej zabezpieczone. Trzeba jednak pamiętać, że digitalizacja dokumentów może być czasem utrudniona z uwagi na ochronę danych osobowych.

 

Jakie są zalety digitalizacji dokumentów?

Proces cyfryzacji danych i archiwów posiada wiele zalet. Przede wszystkim digitalizacja w znacznym stopniu umożliwia zaoszczędzenie miejsca w biurowej przestrzeni. Nie ma więc potrzeby przeznaczania całych pomieszczeń na archiwa. Cały proces digitalizacji umożliwi poukładanie i uporządkowanie biznesowych dokumentów według wewnętrznego schematu i kryteriów ustalonych przez firmę. Dzięki temu pracownicy będą mogli w bardzo łatwy sposób dotrzeć do wybranych informacji. Co więcej, cyfryzacja dokumentów pozwoli dokonać tego z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przyjeżdżania do siedziby firmy. Przedsiębiorcy którzy zdecydowali się digitalizować dane firmy, efektywniej wykorzystują je w codziennej pracy. Takie rozwiązanie pozwala więc na znaczne przyspieszenie pracy. W tym samym wymiarze godzinowym zrobić można o wiele więcej… Zwłaszcza jeżeli nie będzie się przeznaczało cennych minut na przeglądanie stert dokumentów. Dzięki temu widać, że digitalizacja dokumentów bezpośrednio wpływa też na zredukowanie kosztów pracy. Wykorzystując materiały w wersji elektronicznej można znacznie obniżyć wysokość środków, które zostałyby przeznaczone na tradycyjne materiały biurowe. Trzeba podkreślić, że wszelkie dokumenty w wersji papierowej przez cały czas przechowywane są w archiwum, dzięki czemu jeżeli zajdzie potrzeba żeby je dostać do ręki, zawsze można je wypożyczyć. Przechowując papierowe dokumenty w wersji elektronicznej można mieć pewność, że nic nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu.

 

Digitalizacja dokumentów – co warto o niej wiedzieć?

Podczas digitalizacji dokumentów niezwykle ważna jest tak zwana funkcja OCR. Dzięki wykorzystaniu programu OCR można rozpoznać tekst i odnaleźć w nim wybrane litery i znaki graficzne. Aby rozpoznawanie tekstu przebiegło w odpowiedni sposób, niezwykle ważne jest zadbanie o jak najlepszą jakość oryginalnego dokumentu, który zostanie wprowadzony do programu OCR, a także o postać w jakiej jest on przedstawiony. Aby mieć pewność, że cyfryzacja danych i archiwów przebiegnie w prawidłowy sposób, warto powierzyć to zadanie profesjonalnym firmom. Dzięki temu można mieć pewność, że digitalizacja dokumentów przebiegnie sprawnie a dane zostaną zachowane w odpowiedniej formie, a także, że zostanie zachowana dbałość o wszelkie procedury. Ponadto firmy zajmujące się digitalizacją danych działają poufnie – nie ma więc obawy, że coś wydostanie się poza „mury firmy”. Przy cyfrowej archiwizacji dokumentów w firmie bardzo istotna jest także możliwość wyboru dowolnych opcji kategoryzacji, tak aby jak najlepiej sprawdzały się w danym przedsiębiorstwie i ułatwiały jego funkcjonowanie.

 

  • Szukasz dodatkowych informacji?

    Zapraszamy do konatktu telefonicznego lub za pomocą formularza kontaktowego.

Copyright © 2021 Geotechnology IT Group Sp. z o.o. - Wszelkie prawa zastrzeżone

realizacja: estinet.pl