Case Study – 1 – Planowanie i kontrolowanie budżetu.

Branża – edukacja

Problem

Case study, z którym będziemy mieli okazję Was dzisiaj zapoznać dotyczy problemu, który został rozwiązany dzięki aplikacji PowerApp w środowisku Microsoft 365. Aplikacja została stworzona dla jednego z naszych klientów z sektora publicznego, który od lat wykonywał powtarzalny i uciążliwy schemat pracy polegający na ustalaniu i rozliczaniu budżetu. Po wyznaczeniu kwoty przypadającej na całą organizację, następował podział między Centralę, a 70 oddziałów. Kolejnym krokiem był początek planowania wydatków w podziale na kategorie, paragrafy, kody CPV. Na tak przygotowanych danych można było rozpocząć pracę, a mianowicie konsumowanie budżetów. W tym momencie oddziały składały wnioski na wydanie konkretnych kwot z przypisanych im środków, a pracownicy Centrali akceptowali wnioski aż na 5 poziomach. Poza opiniowaniem celowości wydatków musieli je łączyć z Planem Zamówień Publicznych, ponieważ w organizacji funkcjonowały plany cząstkowe. Wszystkie wydatki Centrali musiały ze sobą współgrać. Technicznie to tylko proste działania matematyczne, ale efekt skali oraz okresowość tego procesu powodowały nawarstwianie się zadań związanych z jego obsługą.

Rozwiązanie

W tej części Case Study przedstawimy pomysł na rozwiązanie wspomnianego problemu. Klient już wcześniej korzystał z narzędzi, które miały usprawnić proces. Nie było jednak doskonałe i w dalszym ciągu pojawiało się wiele błędów. System nie wymuszał spójności pomiędzy planami. Pracownicy Klienta sami opracowali listę zmian, które należało wprowadzić do swojego starego rozwiązania.

Ekspert doradztwa handlowego pojawił się w idealnym momencie na identyfikację potrzeb i znalezienie rozwiązania odpowiadającego na potrzeby. Otrzymując listę zmian od Klienta okazało się jednocześnie, że mamy naprawdę ciekawy brief i projekt do wykonania.

Ściśle współpracując z Klientem właśnie zakończyliśmy wdrażanie aplikacji obsługującej uproszczony proces porządkujący komunikację pomiędzy oddziałami, a Centralą. Wdrożenie pozwoliło Klientowi na usprawnienie wspomnianego wcześniej procesu, a także obdarzenie zaufaniem środowisko Microsoft 365 i Geotechnology IT Group.

Wykonanie

W odpowiedzi na brief zdecydowaliśmy się na złożenie oferty, dzięki której to właśnie my rozpoczęliśmy pracę nad wdrażaniem aplikacji. Projekt wystartował, a my podsumujemy go i przedstawimy jako Case Study!

Na początkowym etapie podczas tworzenia koncepcji wspólnie z Klientem doszliśmy do wniosku, że w pierwszej kolejności konieczne jest uporządkowanie kategorii podziału budżetu. Ważne, jak nie najważniejsze było, aby budżety cząstkowe składały się nie tylko w kwotach, ale także kategoriach, paragrafach i kodach CPV w Plan Zamówień Publicznych. Do tak przygotowanego schematu danych zaczęliśmy dobudowywać szereg procesów towarzyszących w postaci stanów, akcji, pól formularzy i ról definiujących poziomy dostępów.

W procesie przewidziano możliwość kontrolowania zgodności zakładanych wydatków z planami na każdym etapie. Uwzględniając fakt, że oddziały mogły sprawdzać je w kontekście swoich planów cząstkowych, a Centrala także w kontekście Planu Zamówień Publicznych. Dzięki tej funkcji kwoty z poszczególnych kategorii, paragrafów, CPV mogą automatycznie rozliczać się, co pokazuje analizę stanu wydatków.

Aplikacja umożliwia również monitorowanie zadań, które zostały zaakceptowane, jednak nie rozpoczęła się ich realizacja oraz tych, które są w trakcie. Funkcje aplikacji musiały uwzględniać możliwość zmian w planach, kategoriach, nanoszenia zmian, czy też wycofywania wniosku.

Proponując uproszczenie działania schematu odpowiadającego za planowanie i kontrolowanie budżetu stworzyliśmy aplikację PowerApp działającą w Microsoft Teams, utrzymującą dane w bazie Dataverse. Baza pozwala na dziesiątki tysięcy wpisów w słownikach, co nie wpływa negatywnie na tempo wyszukiwania fraz. To zdecydowanie znaczące podniesienie komfortu w stosunku do obsługi słowników na listach Sharepoint.

Aplikacja umożliwia:

• wprowadzanie planów,
• wnioskowanie o wydatki,
• wielopoziomową akceptację wniosków,
• raportowanie realizacji wniosków,
• podpinanie faktur od wykonawców,
• archiwizację wniosków i faktur.

Dane są udostępniane innym zintegrowanym aplikacjom, dzięki czemu nie są powielane procesy, jak np. charakterystyka i opis faktury. W dodatku przechowywanie danych w chmurze pozwala na analizę przy pomocy Power BI, co w porównaniu z poprzednim rozwiązaniem jest nad wyraz cenne.

Marcin Lesiak, Service Development Manager
w Geotechnology