Platforma Sharepoint

Spółka z sektora publicznego prowadzi sprawną i regularną komunikację zbiorową na terenie miasta stołecznego Warszawy. Analiza i opracowanie danych wykazały, że utrzymanie i eksploatacja środków przewozowych oraz organizacja pracy dla dużego grona pracowników obsługi wymaga zapewnienia dostępu do aktualnych informacji co w nowoczesnym przedsiębiorstwie oznacza wdrożenie systemu pracy grupowej.

Po zinterpretowaniu otrzymanych danych w Spółce niezbędne okazało się zapewnienie pracownikom systemu do szybkiej, nowoczesnej komunikacji oraz archiwizowanie kluczowych danych. Projektowanie intranetu który był wykorzystywany w trakcie pracy, nie uwzględniało wymiany informacji pomiędzy pracownikami. To rozwiązanie miało być zastąpione nowoczesną platformą, która będzie stopniowo rozwijana i wzbogacana o funkcjonalności wymagane przez biznes Spółki.

Zdefiniowanie celu

Po sformułowaniu potrzeb i analizie danych rynku postawiono na platformę Microsoft Sharepoint i wyłoniono partnera do realizacji projektu. Jako główny cel przyjęto zwiększenie efektywności wymiany informacji wewnątrz firmy w oparciu o rozwiązania pracy grupowej. Platforma Sharepoint jako nowe rozwiązanie w firmie, miała za zadanie ułatwić Pracownikom dostęp do użytecznego i skutecznego systemu, wspólnego dla całej Spółki ale uwzględniającego specyfikę jednostek organizacyjnych w których pracują. Poprawie miała ulec dystrybucja uprawnień do zasobów, sprawność publikowania nowych treści oraz funkcjonalność związana z gromadzeniem i analizowaniem danych. W krótkiej perspektywie czasu Platforma Sharepoint miała zostać rozszerzona o kolejne rozwiązania mające na celu uruchomienie przepływów informacji związanych z opiniowaniem dokumentów i obsługą wewnętrznych wniosków.

Wdrożenie Sharepoint

Po zatwierdzeniu specyfikacji funkcjonalnej proces wdrażania nowego Intranetu rozpoczęto od ustalenia wyglądu kluczowych ekranów Intranetu oraz opracowano architekturę informacji Intranetu. Instalacja Sharepoint dla planowanych przepływów pracy (workflow) obejmowała stworzenie schematów przepływów informacji oraz listy pól dla formularzy. Na planowane witryny, biblioteki i listy nałożono matrycę uprawnień użytkowników z poszczególnych jednostek organizacyjnych Spółki.

Projektowanie Intranetu odbyło się we współpracy z zespołem inżynierów Microsoft odpowiedzialnych za instalację i konfigurację farmy Sharepoint, programistów odpowiedzialnych za stworzenie i uruchomienie funkcji wykraczających poza możliwości Sharepoint out-of-the-box oraz testerów rozwiązania. Ich liderzy byli odpowiedzialni za akceptację każdego etapu prac.

Platformę Sharepoint i jej systemy wdrażano etapami. Po każdym etapie przeprowadzano analizę danych na podstawie opinii użytkowników poszczególnych obszarów tematycznych i na podstawie wyników wdrażano poprawki. Po uruchomieniu systemu przeprowadzono badania użyteczności całego systemu oraz serię warsztatów wprowadzających liderów grup użytkowników w nową technologię. Podejście „train the trainer” w połączeniu z dostarczeniem multimedialnych podręczników dla użytkownika zapewniło przekazanie wymaganej wiedzy przy optymalnych kosztach.

Listy, witryny, biblioteki, workflow

Wdrożenie Intranetu spowodowało uruchomienie szeregu funkcjonalności, z czego niektóre to uporządkowane dokumenty zarządzeń  obowiązujących zarządzeń wewnętrznych, wspólna książka adresowa wzbogacona o zdjęcia pracowników, witryny organizacyjne spółek z delegowanymi uprawnieniami do ich edycji, aktualności Spółki oraz zestaw webpartów zbierających informacje z innych systemów. Instalacja Sharepoint sprawiła, że uruchomiono mechanizmy workflow ułatwiających składanie i akceptację wewnętrznych wniosków pracowników.

Dla administratorów rozwiązania utworzono rozwiązani raportujące oraz narzędzia do synchronizacji z zewnętrznymi systemami.

Ułatwienia dla użytkowników

Projektowanie Intranetu zawierało także możliwość zasilenia go zdjęciami pracowników, co spowodowało podniesienie jego atrakcyjności wizualnej, ale wymagało uzyskania zgody pracowników na publikację ich wizerunku. Mechanizm akceptacji „Zasad funkcjonowania Intranetu” został opracowany w sposób umożliwiający administratorom śledzenie decyzji użytkowników oraz dający użytkownikom możliwość wprowadzania zmian w ich danych i zdjęciach.

W celu podniesienia szybkości wymiany mniej istotnych informacji zaplanowano i uruchomiono program do komunikacji między pracownikami. Nowe rozwiązanie, czyli Komunikator Spark. Rozwiązanie zostało zintegrowane z usługami katalogowymi dzięki czemu użytkownicy nie są zobligowani do zapamiętywania kolejnych loginów i haseł. Dodatkowym rezultatem wdrożenia platformy Sharepoint i komunikator Spark jest znaczne zmniejszenie obciążenia systemu poczty elektronicznej przy zachowaniu kontroli wersji dla kluczowych dokumentów i informacji.